سرخط خبرهای سازمان

چهارده گام ساده برای جذب موفق داوطلب‎

 

شروع یک برنامه برای جذب و به‌کارگیری افراد داوطلب‎، تجربه‌ای لذت‌بخش است. می‎توان با ترکیب ایده‌های بزرگ و نیت خیر به نیروی انسانی لازم برای دست‎یابی به نتایج مطلوبی رسید. بعضی از برنامه‌های داوطلبی از گروهی شروع می‎شوند که برای حل یک مشکل خاص دور هم جمع شده‎اند. شروع برخی دیگر از سوی سازمان‎های غیرانتفاعی است که متوجه می‎شوند ارزش کار انجام شده توسط افراد داوطلب،‌ چقدر است. برای مثال، ارزش کار انجام شده توسط نیروهای داوطلب در آمریکا حدود ۱۵۸ میلیارد دلار در سال است. دسته دیگری از برنامه‌ها هم توسط سازمان‌هایی اجرا می‌شوند که برای استفاده از افراد داوطلب در بخش‎های جدید، باید برنامه تازه‌ای در کنار برنامه‎های داوطلبی موجود خود راه بیاندازند.

مهم نیست که سازمان شما تا چه حد بزرگ یا کوچک است، این جا ۱۴ گام کاربردی برای جذب و به‌کارگیری داوطلب‌ها آورده شده است.

۱- ایده‎های مختلف را جمع‌ کنید و یک پرونده شرح وضعیت تشکیل دهید

اولین قدم در ساختن برنامه‌ای برای جذب و کار با افراد داوطلب‌، تمرکز روی ساختن یک پرونده شرح وضعیت است. افراد علاقه‎مند را در کنار هم قرار دهید تا دلایل شروع یک چنین برنامه‎ای را به بحث و گفت‌وگو بگذارند.

• دلایل نیاز به این برنامه را رصد کنید؛ چرا این برنامه باید به‌وجود بیاید؟

• با کمک و هم‌فکری به این نتیجه برسید که اجرای این برنامه چه ارزشی خواهد داشت یا چه چیزی تغییر می‌کند؟ فراتر از ارزش مستقیم خدمات ارائه شده بروید و به بررسی تاثیرات بزرگ‌تر و ارزش‎های دیگر آن بپردازید، مثل ارزش بیش‌تر به‌چشم آمدن (مهم‎تر جلوه دادن کار) سازمان و یا ایجاد رابطه با جوامع گسترده‎تر.

اقدام عملی: یک پرونده شرح وضعیت تشکیل بدهید که بگوید چرا باید یک چنین برنامه‎ای اجرا شود و  توسعه آن چه ارزش‎هایی را برای ما به ارمغان می‎آورد.

۲- حمایت بی چون و چرای دیگران را به‌دست بیاورید

یک برنامه جذب و به‌کارگیری افراد داوطلب برای موفق بودن نیازمند داشتن حمایت مطلق از سوی تمام افراد سازمان است. اگر این برنامه قرار است در یک سازمان بزرگ اجرا شود، مدیران سطح بالای سازمان باید کاملا از آن حمایت و پشتیبانی کنند تا با موفقیت انجام شود. اگر در سازمان‌های غیر رسمی‎تر و کوچک‌تر اجرا می‌شود، رهبر گروه باید حمایت لازم را انجام دهد.

اقدام عملی: اگر فقط تعداد کمی از افراد مشتاق اجرای این برنامه هستند، تلاش‌هایتان را روی صحبت با بقیه اعضای سازمان برای جلب حمایت‌شان متمرکز کنید و سعی کنید که بفهمید آیا در اصل ایده می‎توان تغییر خاصی داد تا بتوان استقبال افراد از اجرای این برنامه را بیش‌تر کرد؟

۳- طرح اولیه برنامه را بریزید

قدم بعدی تعیین وظایفی است که افراد داوطلب باید انجام دهند. همچنین باید مشخص کرد که نحوه عملکرد این برنامه چگونه است.  یک جلسه همفکری با افرادی که مستقیم یا غیرمستقیم در ارتباط با کارهای داوطلب‎ها خواهند بود، تشکیل بدهید.

از ایده‎هایی که مشارکت افراد داوطلب در کارهای سازمان را بیش‌تر می‎کند، استقبال کنید. سوالات زیر را بپرسید:

• «در حال حاضر چه وظایفی بر عهده شما است و دوست دارید چه وظایفی به افراد داوطلب واگذار شود؟»

• «چه رویاهایی برای سازمان داریم که افراد داوطلب می‌توانند در رسیدن به آن‌ها به ما کمک کنند؟» و یا «افراد داوطلب چه کارهایی در جهت رسیدن به اهداف راهبردی ما می‌توانند انجام دهند؟»

اقدام عملی: از گروه بخواهید تا موقعیت‌های شغلی افراد داوطلب در جهت رسیدن به ایده‌های تولید شده را تعریف کنند.

هم‌چنین دیگر جنبه‌های برنامه جذب و به‌کارگیری افراد داوطلب را مشخص کنید: انتظار چه تعداد افراد داوطلب را دارید، چه کسی مسئول استخدام و نظارت بر آن‎ها خواهد بود و منابع مورد نیاز برای این برنامه چیست.

۴- منابع لازم برای اجرای این برنامه را فراهم کنید

درست است که افراد داوطلب همراه خود منابع زیادی را به سازمان می‎آورند ولی مجانی نیستند. یک نفر (حقوق بگیر یا داوطلب) باید مسئول هدایت افراد داوطلب باشد. منابع و هزینه‌های جانبی مثل هزینه رفت‌و‌آمد هم باید در نظر گرفته شود.

اقدام عملی: قبل از هر کاری، منابع مالی مورد نیاز برای اجرای برنامه جذب و به‌کارگیری افراد داوطلب را مشخص کنید. اگر منابع لازم را ندارید، بهتر است قبل از شروع این برنامه به فکر جمع‌آوری کمک‌های مالی باشید تا به‌خاطر نداشتن پول لازم شکست نخورید.

۵- آموزش لازم را در اختیار مدیر مسئول افراد داوطلب قرار دهید

مدیریت افراد داوطلب، به زمینه‌ای با پایگاه دانشی متشکل از بهترین روش‌ها تبدیل شده است. به دنبال کارگاه‌های آموزشی ارائه شده توسط مراکز داوطلبی و گروه‌های مرتبط با مدیریت افراد داوطلب باشید. از منابع آنلاین و کتاب‌های مفید در این زمینه استفاده کنید. دنبال این باشید که آیا در نزدیکی شما جلسات دوره‎ای برای مدیران مسئول افراد داوطلب به‌منظور حمایت از یکدیگر برگزار می‎شود که شما هم بتوانید از کمک آن‌ها بهره‎مند شوید. هرچقدر آگاهی و دانش شخصی که مسئول مدیریت افراد داوطلب است بالاتر باشد، شروع برنامه جذب و به کارگیری نیروی داوطلب راحت‎تر خواهد بود و احتمال موفقیت آن نیز بالاتر خواهد رفت.

اقدام عملی: برای آموزش مدیر مسئول افراد داوطلب، برنامه‌ریزی کنید.

۶- روندهای به‌روز در داوطلب شدن را شناسایی و برنامه‌تان را برای استفاده از آن‌ها تنظیم کنید

ما دوران جالبی از مدیریت افراد داوطلب را در حال حاضر تجربه می‌کنیم. نسل جدید علاقه خاصی به پروژه‌های داوطلبانه بزرگ، تاثیرگذار و متحول‌کننده دارد. احتمال این‌که آن‎ها با یک سازمان به صورت طولانی مدت بمانند و یا کارهای روتین تکراری انجام بدهند، خیلی کم است. آن‎ها می‎خواهند کاری انجام بدهند که تاثیرش قابل دیدن و یا لمس‌کردن هم باشد.

جوانان بیش‌تر از هر زمان دیگری تمایل به انجام کار داوطلبانه دارند. بسیاری از دانشگاه‌ها و دبیرستان‌ها برنامه‌های خدماتی-آموزشی برای ارتباط با این قبیل برنامه‌های داوطلبانه دارند.

اقدام عملی: با کمک منابعی که در مرحله پنجم شناسایی کردید، روندهایی که به سود برنامه‌تان خواهد بود را بررسی کنید.

۷- ساختار برنامه جذب و به‌کارگیری داوطلب را مشخص کنید

خوب، تا به اینجا شما یک پرونده شرح وضعیت از برنامه داوطلبی خود ساخته‎اید و به این ایده کلی رسیده‌اید که افراد داوطلب قرار است چه وظایفی را بر عهده بگیرند و نحوه عملکرد برنامه چگونه خواهد بود. در این مرحله توانسته‎اید حمایت سازمان را جلب کنید، منابع مالی مورد نیاز را فراهم کرده‎اید و دانش خود در زمینه مدیریت افراد داوطلب را نیز افزایش داده‌اید. حالا زمان آن فرا رسیده که مشخص کنید این برنامه داوطلبی چگونه پیاده‌سازی خواهد شد و چگونه کار می‎کند. کارهایی مثل نحوه مصاحبه، آموزش و نظارت بر افراد داوطلب را باید مشخص کنید.

اقدام عملی:

  • • ایده‌های اولیه در ارتباط با وظایف افراد داوطلب را جمع‎آوری و پیش‎نویس شرح وظایف شغلی آن‌ها را بنویسید.
  • • سوالات مصاحبه را در تناسب با درک قابلیت‌های یک داوطلب در جهت منافع سازمان تدوین کنید.
  • • آموزش‌هایی که افراد داوطلب باید ببینند را مشخص کنید.
  • • تصمیم بگیرید که چه رویه‌ها و سیاست‎هایی باید به اجرا درآیند.
  • • ببینید که افراد داوطلب نیازمند چه حمایت‌هایی هستند، چه نظارت‎هایی باید روی عملکرد آن‎ها انجام گیرد و چه کسانی مسئول این کارها خواهند بود.
  • • ایده‌های اولیه برای به‌رسمیت شناختن کار و ارزش افراد داوطلب را توسعه دهید.
  • • تاثیر این برنامه و نحوه ارزشیابی آن را مشخص کنید.
  • • سیستم‌هایی برای پیگیری و ارزیابی ساعات کاری افراد داوطلب و دیگر داده‏های مربوط به آن‎ها تهیه کنید.

۸- مسایل مرتبط با مدیریت ریسک را بررسی کنید

مهم است که ریسک‎هایی که برای سازمان با داشتن افراد داوطلب به‌وجود خواهد آمد و هم‎چنین ریسک‎هایی که خود افراد داوطلب در حین انجام وظیفه با آن روبه‎رو می‎شوند را ارزیابی کنیم.

اقدام عملی: تصمیم بگیرید که چگونه می‌توانید با این ریسک‌ها در زمان تعریف وظایف شغلی، نظارت، آموزش، چک کردن سوءپیشینه، بیمه و یا سیاست‌های اعمالی برخورد کنید.  یک منبع بسیار عالی در این زمینه کتاب لیندا گراف به نام «بهتر است در امنیت باشید … مدیریت ریسک در برنامه‌های داوطلبی و خدمات اجتماعی» است.

۹- مشکلات قانونی‎ که ممکن است بر سر راه‌تان قرار گیرد را مشخص کنید

هیچ التزام قانونی فراگیری برای گروهی از مردم که خواهان انجام کاری خیر هستند وجود ندارد. اما با توجه به ساختار سازمان شما و یا تمرکز فعالیت‌های افراد داوطلب، ممکن است الزامات قانونی خاصی وجود داشته باشد. به عنوان نمونه می‎توان از قانون برخی از ایالت‎ها برای چک کردن سوءپیشینه در بعضی از کارهای داوطلبی، قوانین بزرگسالان آسیب‌پذیر و یا گزارش کمک‌های مالی جمع‌آوری شده نام برد.

اقدام عملی: اگر در سازمان غیرانتفاعی خود خواهان به راه انداختن برنامه‌ای برای جذب و به‌کارگیری افراد داوطلب هستند، از مشاور قانونی خود کمک بگیرید تا مطمئن شوید که به درستی مشکلات مدیریت ریسک را در نظر گرفته‌اید و دیگر جنبه‎های قانونی لازم را نیز بررسی کنید.

اگر بدون ساختار رسمی سازمان غیرانتفاعی، به صورت خودجوش و در راستای تلاشی مدنی خواهان به راه انداختن برنامه‌ای برای جذب و به‌کارگیری افراد داوطلب هستید، از یک منبع مشاوره در نزدیکی خود برای تبدیل شدن به یک سازمان غیرانتفاعی و یا مسائل قانونی مرتبط با کاری که می‎خواهید انجام دهید، کمک بگیرید.

۱۰- فرآیند جذب افراد داوطلب را طرح‌ریزی کنید

به این فکر کنید که افراد داوطلب با پیوستن به سازمان شما، چه چیزی به‌دست می‎آورند. چه چیزی یاد خواهند گرفت؟ چه تاثیری خواهند داشت؟ آیا هیچ منفعت آموزشی، شغلی و … برای آن‌ها وجود دارد؟ این منفعت‌ها را در تعریف وظایف شغلی بگنجانید و از آن در برنامه و پیام‎های جذب نیرو استفاده کنید.

اقدام عملی: پیش متنی برای استخدام تهیه کنید تا مشخص کند که داوطلب باید چه کارهایی را انجام دهد، چگونه تاثیرگذار خواهد بود و چه سود و منفعتی برای خود شخص خواهد داشت.

سپس به سراغ توسعه برنامه‌ای برای جذب افراد داوطلب بروید.

  • • پروفایل یک داوطلب ایده‌آل برای هر کدام از موقعیت‌های داوطلبی را بیابید و به این فکر کنید که از کجا می‎توان افراد مشابه این چنینی پیدا کرد. هر چقدر این فرآیند هدف‌مندتر باشد، احتمال پیدا کردن افراد مناسب برای این کار هم بالاتر خواهد بود.
  • • در ابتدا به دنبال جذب افرادی باشید که خودشان هم می‌توانند جذب کننده‌ افراد دیگر باشند و از دوستان و آشنایان خود درخواست کنند که داوطلب همکاری با سازمان شما بشوند. اولین دلیلی که یک نفر ممکن است شروع به‌کار داوطلبانه ‎کند این است که شخصا از او درخواست شده باشد. از کارمندان و اعضای گروه مدیریت بخواهید تا در دوستان و آشنایان خود به دنبال داوطلب بگردند. وقتی تعدادی داوطلب پیدا کردید، از آن‎ها هم بخواهید که به دنبال افراد دیگری برای کار داوطلبانه باشند.
  • • یک فهرست از مرکزهایی تهیه کنید که می‎توانید موقعیت‌های شغلی داوطلبانه را در آن‎ها اعلام کنید. از مکان‌های آنلاین و سایت‌های مفید برای هدف‌دار کردن جستجوی خود در میان گروه افراد داوطلب دلخواه‌تان استفاده کنید.
  • • به دنبال فرصت‌هایی برای مطرح کردن نیاز خود به افراد داوطلب در مجالس و رسانه‌های مختلف باشید.

۱۱- سینه سپر کنید و استارت کار را بزنید

زمان شروع به کار و جذب افراد داوطلب رسیده است. ممکن است در ابتدا بخواهید به‌آرامی و با تعداد کمی داوطلب شروع کنید و یا بخواهید از ابتدا قدمی گنده بردارید و همه گروه لازم را یک‌جا استخدام کنید. دائما بر سیستم‌ها و برنامه‌هایتان نظارت کنید و آماده ایجاد تغییرات لازم باشید. هر آن چه که اتفاق می‌افتد را ثبت و مستندسازی کنید تا بتوانید از این تجربیات در آینده هم استفاده کنید.

اقدام عملی: نقطه عطف یا مایلستون‌ای برای این‌که به چه چیزهایی و در چه زمانی باید برسید، تعیین کنید.

۱۲- افراد داوطلب خود را به‌رسمیت بشناسید و استراتژی‎هایی برای نگه‌داشتن آن‎ها داشته باشید.

بهترین روش برای ترغیب افراد داوطلب به ادامه همکاری، به‌رسمیت شناختن و ارج نهادن آنان است. فرهنگ به‌رسمیت شناختن و ارج نهادن را در سازمان ایجاد کنید که می‎تواند شامل تشکرهای شخصی از تک‌تک افراد داوطلب و مطلع کردن آن‎ها از تاثیری باشد که داشته‎اند.

حفظ افراد داوطلب در طول زمان برای تداوم کارها و هم‎چنین هدر ندادن انرژی در جهت جذب نیرو و آموزش نیروی جدید بسیار مفید است. یک‌سوم از داوطلب‌ها بعد از یک سال همکاری خودشان را قطع می‌کنند. از طریق به‌رسمیت شناختن و ارج نهادن و همچنین روش‎های مفید دیگر، می‎توانید میزان قطع همکاری را کاهش دهید.

اقدام عملی: منابع مختلف در راستای چگونگی به‌رسمیت شناختن و ارج نهادن افراد داوطلب را مطالعه و  راه‎های کم‎هزینه برای این کار را پیدا کنید.

۱۳- افراد ذی‌نفع را مطلع نگه‌دارید

هیئت مدیره، کارمندان و دیگر رهبران را از نتایج اولیه برنامه داوطلب‎ها مطلع سازید. همگام با موفقیت‎ها، موارد تعجب‌برانگیز را هم با آن‎ها در میان بگذارید. وقتی که افراد اصلی بیش‌تری از ابتدا در جریان کار قرار بگیرند، بیش‌تر در هیجان موفقیت برنامه شریک خواهند بود و بیش‌تر به آن اهمیت خواهند داد.

اقدام عملی: هدف خود را به‌دست آوردن داده‎های ارزیابی در پایان سال اول اجرای برنامه و یا حتی زودتر از آن بگذارید تا بتوانید کمیت و کیفیت نتایج را تعیین کنید. اتفاقاتی که افتاده است را با همه به اشتراک بگذارید.

۱۴- قدم بعدی را برنامه‎ریزی کنید

حالا که برنامه را به اجرا در آورده‎اید، باید تصمیم بگیرید که آیا می‎خواهید آن‎را گسترش بدهید و یا در حوزه‎های دیگر به‌کار بگیرید. اگر خواهان ادامه برنامه هستید، باید به دنبال آموزش‎های پیشرفته‌تر برای رهبران این برنامه باشید تا آمادگی لازم برای برخورد با مشکلات و فرصت‎های سر راهتان را داشته باشید.

اقدام عملی: یک گام به عقب بردارید و از دور برنامه خود را ارزیابی کنید. تغییرات لازم را اعمال کنید و قدم بعدی را برنامه‎ریزی کنید.

منبع: یاریکده | این مطلب نوشته مری کوئیرک، مدیرعامل انجمن مدیریت داوطلبان مینه‌سوتا است.

جوابی بنویسید

ایمیل شما نشر نخواهد شدخانه های ضروری نشانه گذاری شده است. *

*

بالا