منبع: شفافیت برای ایران | یکی از کارآمدترین روش‌ها برای مقابله با فساد در عرصه مدیریت شهری [شورای شهر و شهرداری] و احیا و ارتقا سطح اعتماد متقابل مردم و شورای شهر بهره‌گیری از ابزارهای شفافیت است. این روش با کمترین هزینه می‌تواند علاوه بر ایجاد مزایای اقتصادی بالا و کاهش هزینه مبادله، موجب ارتقا سطح اعتماد متقابل مردم و مدیریت شهری شود. ایجاد کنترل و نظارت عمومی بر فرآیندهای مدیریت شهری و عملکرد شورا نیز از دیگر مزایای کلیدی طرح حاضر است.

مقدمه

وجود و رایج شدن فساد در حاکمیت علاوه بر اینکه موجب ناکارآمدی و کاهش کیفیت ارائه خدمات می‌شود، از طریق از بین بردن اعتماد مردم به نهادهای حاکمیتی تأثیرات نامطلوب پایداری بر سرمایه اجتماعی، اعتماد و به‌تبع آن مشارکت مردم دارد. شورای شهر و شهرداری‌ها هم از لحاظ ارتباط نزدیک و رودررو با مسائل روزمره مردم و هم از جهت حجم بالای فعالیت و ورود به طرح‌های کلان مالی و اقتصادی به‌طور بالقوه جز نهادهای دارای ریسک بالای فساد و بستر بروز فسادهای بزرگ اقتصادی هستند.

یکی از کارآمدترین روش‌ها برای مقابله با فساد در عرصه مدیریت شهری [شورای شهر و شهرداری] و احیا و ارتقا سطح اعتماد متقابل مردم و شورای شهر بهره‌گیری از ابزارهای شفافیت است. این روش با کمترین هزینه می‌تواند علاوه بر ایجاد مزایای اقتصادی بالا و کاهش هزینه مبادله، موجب ارتقا سطح اعتماد متقابل مردم و مدیریت شهری شود. ایجاد کنترل و نظارت عمومی بر فرآیندهای مدیریت شهری و عملکرد شورا نیز از دیگر مزایای کلیدی طرح حاضر است. تمایل شدید به عدم شفافیت، میل به فراقانونی عمل کردن، مقاومت در برابر تحقیق و تفحص، موضع‌گیری در برابر نهادهای ناظر، پاسخگو نبودن، رفتار تند و آمرانه و … خصوصیاتی است که قبل از شکل‌گیری شوراهای اسلامی در شهرداری‌ها شکل گرفته ‌است و کم و بیش با همین وضعیت ادامه دارد و به نظر نمی‌رسد علی‌الخصوص در شهرهای بزرگ تمایلی به مقابله با این پدیده، حتی از جانب شوراهای اسلامی نیز وجود داشته باشد.

شوراهای اسلامی شهر و روستا، یکی از تبلورهای مردم‌سالاری دینی و ارکان قانون‌گذاری در نظام جمهوری اسامی ایران است. مردم از طریق شرکت در انتخابات و در چارچوب قوانین کشور، نمایندگانی را انتخاب و روانه شوراها می‌کنند. در ازای حقوقی که قانون برای نمایندگان قائل شده است، حقوقی برای مردم ایجاد می‌شود و آن این است که بتوانند به‌خوبی بر نمایندگان خود نظارت نمایند، از کیفیت و حسن رفتار، گفتار و عملکرد آن‌ها با خبر شوند، مسیرهای کارآمدی برای ارائه مشکلات و نظرات خود به نمایندگان در اختیار داشته باشند، به‌خوبی بتوانند نمایندگان را در قبال وعده‌ها و تعهدات زمان انتخابات و عملکردشان در طول دوره نمایندگی مورد ارزیابی و سنجش دقیق قرار داده و در نهایت بتوانند نسبت به نمایندگان به ارزیابی جامعی دست یافته و در انتخابات تصمیمات هوشیارانه‌ای اتخاذ کنند[۱].

گزارش پژوهشی حاضر درصدد است که شفافیت در عرصه شورای شهر که یکی از اقسام نظام‌های شورایی و جلسات کمیسیونی است را با بهره‌گیری از تجارب جهانی مورد بررسی قرار دهد. وقتی بحث شفافیت شورا مطرح می‌شود یعنی برخی موارد و محورها باعث شفاف شوند تا شفافیت شوراها محقق شود. بدین منظور مواردی همچون پخش زنده جلسات شورا، خلاصه مکتوب مذاکرات، مشروح مذاکرات، حضوروغیاب، اعلام آراء، دستور جلسات، اعلام تعارض منافع، امکان حضور مردم، مستندات شورا و شفافیت مالی در شوراهای شهر با ارائه مصادیق بین‌المللی تشریح می‌شوند.

از بین مصادیق که ارائه می‌شود هریک از این محورها را برای یک شورای خاصی می‌توان اضافه یا کم کرد که این بحث اقتضایی خاص آن شورا است که قابل فکر و بحث و طرح است. اما آنچه در گزارش حاضر مطرح می‌شود خیلی کلی و عمومی است که می‌تواند در اکثر نظام‌های شورایی و کمیسیونی مورداستفاده قرار بگیرد. در گزارش حاضر مؤلفه‌های اطلاعاتی و شفافیت نظام‌های شورایی و به‌طور خاص شوراهای شهر را می‌توان چهار دسته تقسیم کرد:

  • مؤلفه‌های محتوایی جلسات: مؤلفه‌های اطلاعاتی اصلی که در واقع با محتوای مورد بحث در جلسات، ارزیابی آن‌ها و خروجی مصوبات جلسات مرتبط هستند. دقت: این‌ها اصلی هستند
  • مؤلفه‌های شکلی جلسات: مؤلفه‌های اطلاعاتی مرتبط با قالب، ساختار و مؤلفه‌های ظاهری برگزاری جلسات.
  • شفافیت منافع و تعارض منافع: تعارض منافع یکی از بحث‌های بسیار مهم است
  • شفافیت سازمانی: منظور مؤلفه‌ها و شاخص‌هایی است که ناظر به بعد سازمانی و نهادی در شوراها است. بحث‌های مربوط به حضور عموم مردم در شوراها، بسترسازی برای سامانه‌های لازم و مناسب شورای شهر، بحث‌های بودجه و موضوعات ناظر به کارشناسان شورا از جمله مواردی است که در این دسته یعنی شفافیت سازمانی قرار می‌گیرند.

نکته مهم آخر اینکه حسب قاعده کلی در مفهوم شفافیت، اصل بر عمومی بودن این اطلاعات و انتشار آن‌هاست، هرچند در مصادیق و موارد خاص می‌توان از این قاعده کلی استثناء نمود. ه تنها شاخص‌های ذکرشده در رابطه با عموم شوراهای ذکرشده صادق است، بلکه ارزیابی مطرح‌شده نیز در رابطه با عموم آن‌ها صدق می‌کند. بااین‌حال ممکن است حسب مصداق، عملکرد برخی از این شوراها با سایرین متفاوت (بهتر یا بدتر) باشد، که تلاش کرده‌ایم آن استثناها را نیز بیان کنیم. همچنین بایستی تأکید کرد که هرچند تمام مطالب و مصادیقی که بیان می‌شود متمرکز بر شورا و اهمیت ویژه شورای شهر است اما تمام این حرف‌ها را می‌توان به تمام ارگان‌ها و مجموعه شوراهایی که داریم از جمله: جلسات مجلس خبرگان رهبری، جلسات شورای نگهبان، جلسات صندوق توسعه ملی، صحن و کمیسیون‌های هیئت دولت، کلیه شوراهای شهر و روستا و … منتقل و برای آن‌ها موجه دانست

۱-۱٫ مفهوم شفافیت شوراها و نظام‌های شورایی

منظور از شوراها و جلسات کمیسیونی این است که همه نظامات و نهادهایی که به نحوی تصمیم‌گیری در قالب جلسات شورایی و کمیسیونی شکل می‌گیرد و خروجی و مصوبات آن‌ها در یک سطحی لازم‌الاجرا است. به عبارت دقیق‌تر «کلیه شوراها، کمیسیون‌ها، مجامع و نهادهایی که تحت هر عنوانی مصوبات آن‌ها در قالب رأی‌گیری انجام شده و آن مصوبات مقدمه یا در حکم قانون، مقررات، آیین‌نامه، دستورالعمل، ابلاغیه و امثالهم، از نظر قوانین کشور لازم‌الاجرا می‌باشد.». مصادیق این تعریف را می‌توان این موارد دانست: «صحن و کمیسیون‌های مجلس شورای اسلامی»، «صحن و کمیسیون‌های مجمع تشخیص مصلحت نظام»، «جلسات مجلس خبرگان رهبری»، «جلسات شورای نگهبان»، «صحن و کمیسیون‌های هیئت دولت»، «کلیه شوراهایی که رئیس‌جمهور ریاست آن‌ها را بر عهده دارد»، «کلیه شوراهای شهر و روستا»، «کلیه کمیسیون‌های ذیل وزارتخانه‌ها، شهرداری‌ها، …»، «جلسات صندوق توسعه ملی» و …

حسب تدارک قانون انتشار و دسترسی آزاد به اطلاعات (مصوب ۱۳۸۸) اطلاعات ناظر به «شوراها و کمیسیون‌ها» ی کشور، که هر یک و به عناوین مختلف نسبت به امری از امور کشور تصمیم‌گیری می‌کنند، نیز «حق اطلاعاتی مردم» بوده و بایستی در اختیار آن‌ها قرار گیرد. بااین‌حال تاکنون تدارکی به‌منظور احصاء دقیق این مصادیق اطلاعاتی صورت نپذیرفته است، درحالی‌که نسبت به این «شوراها و کمیسیون‌ها»، شاخص‌های شفافیتی دقیقی وجود دارد. در اینجا منظور دقیق از این «شوراها و کمیسیون‌ها» ی کشور، عبارت است از: کلیه شوراها، کمیسیون‌ها، مجامع و نهادهایی که تحت هر عنوانی مصوبات آن‌ها در قالب رأی‌گیری انجام شده و آن مصوبات مقدمه یا در حکم قانون، مقررات، آیین‌نامه، دستورالعمل، ابلاغیه و امثالهم، از نظر قوانین کشور لازم‌الاجرا می‌باشد. که مهم‌ترین مصادیق آن نیز عبارت‌اند از:

  • صحن و کمیسیون‌های مجلس شورای اسلامی؛
  • صحن و کمیسیون‌های مجمع تشخیص مصلحت نظام؛
  • جلسات مجلس خبرگان رهبری؛
  • جلسات شورای نگهبان؛
  • صحن و کمیسیون‌های هیئت دولت؛
  • کلیه شوراهایی که رئیس‌جمهور ریاست آن‌ها را بر عهده دارد؛
  • کلیه شوراهای شهر و روستا؛
  • کلیه کمیسیون‌های ذیل وزارتخانه‌ها، شهرداری‌ها، …؛
  • جلسات صندوق توسعه ملی؛
  • و امثالهم؛

۱-۲٫ تاریخچه تشکیل نظام‌های شورایی در کشور

هرچند ایده‌ی تشکیل شوراها، مربوط به امروز نیست و همیشه در گفتمان سیاسی-اجتماعی دین اسلام وجود داشته اما تشکیل آن و در پی آن تحقق اصول نظام مردم‌سالاری را باید از برکات انقلاب اسلامی دانست که این مهم را از سطح شعار به عمل کشاند و سرنوشت و امور شهرها را به دست صاحبان اصلی‌شان یعنی مردم بازگرداند.

ایده تشکیل شوراها در ایران تقریباً به زمان انقلاب مشروطه بازمی‌گردد. نخستین بار با تصویب قانون بلدیه در سال ۱۲۸۶ انجمن‌های بلدیه شکل گرفتند و به واسطه آن مدیریت شهری شکلی مردمی به خود گرفت. در همان سال در برخی از شهرها به انجمن بلدیه کار خود را آغاز کرد و توانست دخالت مستقیم حکومت مرکزی در مدیریت شهرها را کمرنگ کند. اما در سال ۱۲۹۰ عملاً این نهاد منحل شد تا یک‌بار دیگر نفوذ دولت، کارگزاران دولتی و افراد ثروتمند و متنفذ بار رقیب جدی خود را جهت منافع خود کنار بزنند و کیان امور را به دست بگیرند.

در دوران پهلوی اول و شیوه حکومت استبدادی رضاخان نیز انجمن بلدیه به فراموشی سپرده شد و دیگر اثری از آن نماند. هرچند در سال ۱۳۰۹ با تصویب قانون شهرداری‌ها، دولت ملزم به رسمیت شناختن انجمن بلدیه شد اما انجمنی تشکیل نشد تا این الزام عملی شود.

اما در دوره پهلوی دوم پس از نخست‌وزیری مصدق قانون جدیدی به نام «تشکیل شهرداری‌ها و انجمن‌های شهر» به تصویب رسید و انجمن‌های شهر به شکل ابتدایی و اولیه در برخی از شهرها تشکیل شدند ولی شاه که شیوه‌ی حکومتی پدر را الگو قرار داده بود، اجازه افزایش قدرت مردم و پا گرفتن انجمن‌های شهر را نداد تا عملاً از انجمن بلدیه تنها اسمی وجود داشته باشد و تأثیرگذاری در عرصه مدیریت شهری نداشته باشد.

بعد از انقلاب اسلامی و پس از تأکیدات مؤکد امام خمینی (ره) پس از گذشت دو دهه از پیروزی انقلاب اسلامی، برای نخستین بار در اسفند ۱۳۷۷ نخستین انتخابات شورای اسلامی شهر برگزار شد و در اردیبهشت ۱۳۷۸ با آغاز به کار شوراها یکی از آرزوهای دیرینه‌ی ملت شکل واقعی به خود گرفت که باید آن را از برکات انقلاب و جمهوریت نظام دانست. با تشکیل شوراهای اسلامی شهر فصل جدیدی در ساختار مدیریت شهری کشور گشوده شد و از آن زمان تاکنون ۱۸ سال می‌گذرد؛ ۱۸ سالی که مرتب این فصل جدید بازبینی و به‌روز شده است اما نباید چشم بر واقعیت بست و باید پذیرفت که هنوز تا تحقق کامل مشارکت گسترده و فراگیر مردم و نهادینه شدن حضور آن‌ها راهی تقریباً طولانی در پیش است (ملک فرنود[۲]، ۱۳۹۶).

۲٫ ضرورت شفافیت نظام‌های شورایی

یکی از حوزه‌های مهم شفافیت، شفافیت در نظام‌های شورایی است. شورای شهرهای مختلف کشور، شوراها و کمیسیون‌های مختلف مثل شورای عالی اداری، شورای رقابت و … نیز مصادیقی از نظام‌های شورایی هستند. تمرکز پژوهش حاضر بر روی شفافیت شورای شهر به‌عنوان یکی از مصادیق شفافیت نظام‌های شورایی است. در مورد ضرورت بحث شفافیت شورای شهر بایستی گفته شود که جریان شفافیت شورای شهر تنها شفافیت شورای شهر نیست، بلکه این موضوع می‌تواند دروازه شفافیت کشور در عرصه‌های مختلف باشد، زیرا قالب انبوهی از نظاماتی که در کشور داریم قالب کمیسیونی و شورایی است و چنانچه یک نمونه موفقی در کشور ایجاد شود می‌تواند به سمت سایر نهادها گسترش پیدا کند. از منظری دیگر شورای شهر دروازه ورود به شهرداری است و شهرداری می‌تواند متعاقب شفافیت شورا، گام‌به‌گام در آن شفافیت رخ دهد و رشد کند. همچنین درصورتی‌که یک الگوی موفق از شفافیت در شورای شهر ارائه شد این الگو می‌تواند برای دیگر شوراهای شهر و همچنین دیگر شوراهای کشور مورداستفاده قرار گیرد. بنابراین در پژوهش حاضر شفافیت نظام‌های شورایی و جلسات کمیسیونی با تمرکز اصلی آن بر روی شفافیت شوراهای شهر و روستا مورد بررسی قرار می‌گیرد.

با توجه به وجود قوانین الزام‌آور برای ایجاد شفافیت در امور مالی شهرداری‌ها و شوراهای اسلامی شهرها در کشور، ولی می‌بینیم که به این قوانین عمل نمی‌شود، حال یا به خاطر عدم اطلاع مردم از حق قانونی خود و عدم مطالبه گری در این زمینه، و یا به خاطر مغفول نگاه‌داشتن این قوانین به‌وسیله برخی ذینفعان. نتیجه یکی است؛ ناکارآمدی و بستر مناسب برای فساد مالی در بند ۱۰ ماده ۷۱ قانون “تشکیلات، وظایف و انتخابات شوراهای اسلامی کشور” آمده است: شورای شهر موظف است صورت جامع درآمد و هزینه شهرداری که هر شش ماه یک‌بار توسط شهرداری تهیه می‌شود را تأیید و جهت انتشار عمومی آن اقدام کند و همچنین نسخه‌ای از آن به وزارت کشور ارسال کند. همچنین در بند ۳۱ همان ماده می‌خوانیم: شورا موظف است در پایان هرسال مالی صورت بودجه و هزینه خود را‌ جهت اطلاع عموم منتشر نماید و نسخه‌ای از آن را جهت بررسی به شورای شهرستان و استان ارسال کند. این قانون در اول خرداد سال ۱۳۷۵ به تصویب رسیده است. طبیعی است که به‌طور خودکار هرکدام از شوراهای اسلامی شهرها باید خود را موظف به انجام این قانون می‌دانستند و به آن عمل می‌کردند، ولی حتی با توجه به مطالبه گری برخی از شهرها نیز هنوز هم یک سامانه برای ارائه امور مالی شوراهای اسلامی شهرها تهیه نشده است.

در مورد ضرورت شفافیت نظام‌های شورایی می‌توان دلایل زیر را بیان کرد:

  1. یکی از آسیب‌های جدی نظام‌های شورایی و کمیسیونی، عدم شفافیت نظرات و آرای اعضای شورا هست. مواردی داریم که در شوراها و کمیسیون‌ها تصمیمی گرفته می‌شود ولی آن تصمیم و مصوبه خوب و درست علنی نمی‌شود و بسیاری از تصمیماتی که گرفته شده است بر اساس آن مکانیسم معیوب بوده است و علنی نشده است. به‌عنوان‌مثال کارشناسان می‌روند در یک کمیسیون طرح بحث می‌کنند و در آن جلسه اکثر اعضای کمیسیون با نظر کارشناس موافق هستند اما بعد از خارج شدن از کمیسیون، نظر مخالف و غیر کارشناسی رأی می‌آورد. این نشان می‌دهد که به دلیل عدم شفافیت آرا، افراد در پنهان آرای خود را می‌دهند ولو اینکه در ظاهر موافقت کنند.
  2. شوراها و کمیسیون‌ها در کشور به یک کلیت‌ مبهم و مسئولیت‌ناپذیر تبدیل شده‌اند و گویا اساساً خیلی وقت‌ها این نهادها و تشکل‌ها برای فرار از پاسخگویی شکل می‌گیرد. چون اتفاقات تصمیم‌ها و مصوبات شورا و کمیسیون به کل شورا یا کمیسیون منتسب می‌شود و نتیجه طبیعی این روند شامل ضعف کارشناسی و کاهش کیفیت تصمیمات و مصوبات می‌شود. و راه‌حل این مشکل شفافیت در آرا و نظرات اعضای شورا است. فرض کنید طرحی به شهر یا کشوری آسیب می‌زند! از آقای الف (عضو کمیسیون) پرسیده می‌شود: «آیا شما به آن طرح رأی مثبت دادید؟» عضو کمیسیون در پاسخ می‌گوید: «خیر، نظر کمیسیون بوده است». این سبک و شیوه منجر به این می‌شود که کمیسیون و اعضای آن هیچ‌وقت در قبال رفتارشان مسؤلیت‌پذیر نباشند.
  3. از منظری دیگر نمایندگان وکلای مردم هستند و راجع به کاری که به آن‌ها تفویض شده باید پاسخگو باشند و بدون شفافیت شوراها و کمیسیون‌ها، امکان پاسخگویی و مسئولیت‌پذیری وجود نخواهد داشت و رسماً غیرممکن است.
  4. مشارکت مردم در فرایندهای تصمیم‌سازی از حداقلی نظیر نظارت بر حسن انجام فرایندها آغاز گردیده و به سطوح بالاتری نظیر مشارکت فعال و مؤثر در کلیه مراحل فرایند سیاست‌گذاری (نظیر عارضه‌یابی، شناسایی راه‌کارهای گوناگون و انتخاب بهترین راه‌کار، نظارت بر حسن انجام راه‌کار و نیز ارزیابی کل یا جزء فرایند و اجرا) می‌رسد. اگر از سطوح مترقی مشارکت بگذریم، اما هیچ‌چیز نباید مانع از حق/وظیفه نظارت مردم بر این فرایند گردد. نظارت مردم بر ابعاد مختلف این فرایند [تصمیم‌گیری در شوراها]، صورت‌های گوناگونی می‌تواند داشته باشد، که از جمله ساده‌ترین و صدالبته مؤثرترین آن‌ها، اطلاع‌رسانی و شفافیت مشروح مذاکرات (از قالب مکتوب گرفته تا فایل صوتی و در نهایت ویدئوی این جلسات) می‌باشد.

در پژوهش حاضر، شفافیت شورای شهر از دو بعد مشخصات محتوایی جلسات شورای شهر و مشخصات شکلی و ظاهری جلسات شورای شهر به صورت دقیق بررسی می‌شوند. به‌منظور تشریح شفافیت در هر دو بعد از مثال‌ها و تجربیات بین‌المللی نمونه‌هایی آورده می‌شود.

۳٫ مشخصات محتوایی جلسه

در بخش محتوایی جلسات، موضوعاتی که بررسی می‌شوند و نمونه‌هایی از تجربه‌های بین‌المللی آورده می‌شود در جدول شماره ۱ به‌طور مختصر معرفی می‌شوند و در ادامه به صورت تفصیلی بررسی می‌شوند.

جدول ۱: مؤلفه‌های ناظر به شفافیت محتوایی جلسات شورای شهر

مؤلفه‌ها

توضیحات

عناوین و مفاد دستور جلسه

انتشار این فهرست، به مخاطبان اجازه می‌دهد که در موارد مورد بحث نظرات خود را به کمیته مشورتی ارائه کنند تا در تصمیم‌گیری‌ها به کار آید.

اهمیتش به این دلیل است که اگر قرار باشد نظارت عمومی بر این جلسات امکان‌پذیر شود، باید عموم از مدت [معناداری] قبل از برگزاری جلسه از دستور جلسات به‌دقت باخبر باشند تا اگر لازم است اقدامات نظارتی خود را نسبت به جلسات تشدید کنند.

در بسیاری از موارد اتفاق می‌افتد که دستور جلسات به صورت ناگهانی تعیین می‌شود و عموم مردم از این ماجرا بی‌خبر می‌مانند. این مسئله به‌شدت می‌تواند فسادخیز باشد، چرا که زمینه نفوذ و اثرگذاری در رویه‌های تصمیم‌گیری را افزایش می‌دهد.

در برخی از کشورها گاهی تا یک ماه پیش از برگزاری جلسات، دستور آن جلسات باید مشخص و به صورت دقیق اعلام عمومی شده باشد

سؤال: اگر دستور جلسه‌ای به صورت فوری به وجود آمد چه باید کرد؟

پاسخ: لااقل دو سازوکار برای ماجرا قابل‌تصور است:

  • ارائه ادله و کسب اجازه از یک مسئول بالادستی حاکمیتی به‌منظور تغییر فوری دستور جلسات
  • انجام این کار با مسئولیت رئیس جلسه، و البته به صورت استثناء

مشروح و چکیده کلیه مذاکرات، با قید نام سخنرانان، بانضمام چکیده آن

نمونه مهم‌ترین فواید:

  • افزایش مسئولیت‌پذیری نسبت به کلیه حرف‌ها و استدلال‌های خود؛
  • فراهم شدن امکان نظارت مردم بر موکلین خود در شورای شهر و ارزیابی عملکرد آن‌ها؛
  • ایجاد نوعی فشار ساختاری بر اعضای شورا به‌منظور دقت مضاعف در سخنان خود، دقت و مطالعه دوچندان نسبت به کلیه مباحث و بهره‌گیری افزون از کارشناسان و خبرگان (در صورت لزوم)

پخش زنده و آرشیو صوتی و ویدئویی جلسات

علاوه بر مشروح مکتوب مذاکرات جلسات، ابعادی وجود دارد که در نوشته مکتوب درج نمی‌شود، بااین‌حال نیازمند نظارت جدی است. این موارد را می‌توان در پخش زنده و نیز آرشیو صوتی و ویدئویی جلسات مورد نظارت و ارزیابی قرار داد.

برای نمونه لحن سخنران، چگونگی دقت یا رفت‌وآمد اعضا به جلسه، نحوه برگزاری جلسه، از مواردی است که صرفاً در پخش صوتی یا تصویری مشخص خواهد شد.

سؤال: در صورت غیرعلنی بودن جلسات، این موارد چطور درج می‌شود؟

پاسخ: حسب اصل شفافیت، در صورت لزوم محرمانگی، تنها باید مواردی که ضرورت دارد را محرمانه کرد و نه همه اطلاعات را. برای نمونه درصورتی‌که جلسه محرمانه شود، می‌توان به پخش ویدئوی بدون صدای جلسه اکتفا کرد. همچنین برای برطرف شدن امکان لب‌خوانی، می‌توان با کادر دوربین بازتری اقدام به تصویربرداری نمود. (تجربه آمریکا)

آراء اعضا نسبت به مصوبات مختلف (به تفکیک موافق، مخالف، ممتنع، عدم رأی)

ازآنجایی‌که مهم‌ترین اثر شوراهای اسلامی شهر و روستا، مصوبات آن‌هاست، و نیز ازآنجایی‌که مصوبات با رأی اعضا تعیین می‌شوند، لذا آراء اعضا از جمله مهم‌ترین شاخص‌های شفافیت شورا محسوب می‌شود. به همین دلیل هر اقدامی که بتواند بر کیفیت آراء نمایندگان تأثیرگذارد، می‌تواند اثر فراوانی بر کیفیت خروجی‌ و مصوبات شوراها داشته باشد.

بااین‌حال متأسفانه محرمانگی تقریباً کامل آراء اعضا، سبب شده که کمترین سطح از مسئولیت‌پذیری نسبت به آن وجود داشته باشد. اعضا می‌توانند بدون مطالعه و یا کمترین حد از دغدغه در رأی‌گیری مشارکت کنند و یا اساساً مشارکت نکنند!

به همین دلیل شفافیت آراء می‌تواند لااقل دارای این اثرات باشد:

  • امکان‌پذیر شدن نظارت عمومی بر آراء اعضا؛
  • مسئولیت‌پذیری مضاعف اعضای شورا نسبت به آراء خود؛
  • افزایش میزان مشارکت در رأی‌گیری‌ها
  • افزون شدن مطالعات پیشینی و برخورد کارشناسی نسبت به موضوعات مورد بحث؛
  • کاهش اثر لابی و پنهان‌کاری؛
  • ارتقاء کیفیت خروجی‌ها و مصوبات شورا؛

نکته: این بحث صرفاً در رابطه با تصمیم‌گیری‌هایی الزامی است که نتیجه آن از نظر موجد حق یا تکلیف عمومی بوده و از نظر قانونی لازم‌الاجراست. لذا در موارد داخلی شورا این موارد می‌تواند غیرعلنی باشد.

متن کامل تصمیمات و مصوبات جلسه

می‌تواند ذیل مشروح و خلاصه جلسات باشد، ولی به دلیل اهمیت باید به صورت جداگانه نیز فهرست و ارائه عمومی شود.

سایر فواید:

  • کاهش شدید رانت‌های منتج از محرمانگی مصوبات (برای نمونه مثلاً عمران یک خیابان که می‌تواند اثر مادی و انتفاعی زیادی ایجاد کند)
  • امکان‌پذیر شدن ارزیابی کیفیت تحقق مصوبات و تصمیمات
  • اطلاع یافتن به‌موقع عموم مردم از مصوبات و کسب اعتماد عمومی نسبت به شورا.

مکتوبات و مستندات مورد مذاکره در جلسه

انتشار عمومی مکتوبات و مستندات مورد مذاکره در جلسه، و اسناد پشتیبان تصمیمات و مصوبات ذیل تصمیمات شورا، سبب می‌شود تا عموم مردم و نخبگان به صورت دقیق و جزئی در جریان کلیه مؤلفه‌های تصمیم شوراها قرار گیرند. فواید:

  • فراهم شدن امکان ارزیابی دقیق کلیه طرح‌های پیشنهادی توسط مردم و خبرگان
  • ارتقاء جدی کیفیت تصمیمات، به دلیل معنادار شدن ارزیابی دقیق طرح‌ها و طرح‌های توجیهی آن‌ها

۳-۱٫ عناوین و مفاد دستور جلسه

دستور جلسه برای شورا کاملاً مشخص است. هر شورا می‌داند که جلسه بعدی قرار است به چه چیزی بپردازد. اما وقتی در مورد شفافیت دستور جلسات صحبت می‌شود، علاوه بر شورا مردم نیز باید بدانند. چون دانستن عموم مردم از اینکه شورا در آینده قرار است چه جلسه و با چه دستوری داشته باشد، به آن‌ها کمک می‌کند که اگر فردی ذی‌نفع است، یا حرفی دارد و یا قرار است حقی از حقوق وی در آن جلسه مطرح شود، فرصت مداخله، مشارکت و تأثیرگذاری پیدا می‌کند. وقتی دستور جلسه مشخص و در اختیار مردم قرار گرفته باشد خیلی از بحث‌های تعارض منافع، مجدد قابل تحلیل و اثرگذاری است. نمونه‌ای از شاخص‌هایی که در دنیا برای شفافیت دستور جلسات مورد استفاده قرار می‌گیرد عبارتند از:

  1. الزام قانون به فراهم کردن امکان حضور مردم
  2. تأیید عمومی بودن جلسه توسط رئیس (امضاء و مکتوب)
  3. الزام به انتشار اعلامیه جلسه (۴۸ ساعت قبل از جلسه)
  4. ارائه دستور جلسات به صورت طولانی‌مدت (۹ ماه قبل)
  5. ارائه زمان و مکان جلسه بعد در پایان جلسه
  6. ارائه گزارش‌هایی که در جلسه قرائت شده است.

یکی از مواردی که باعث زمینه‌سازی برای حضور گسترده مردم و نخبگان در نظام‌های شورایی می‌شود، مشخص شدن دستور جلسه و برنامه‌های جلسات شورا است. به این صورت که مردم و نخبگان در صورت مطلع بودن از دستور جلسه و موضوعاتی که در آن مطرح می‌شود، اگر نکات و یا پیشنهادها و یا ایده‌ای دارند می‌توانند با حضور در جلسات شورا به اعضای شورا منتقل کنند. دستور جلسه نوعی الزام قانون به فراهم کردن امکان حضور مردم در جلسات است. در بلندمدت لازم است که برنامه جلسات (حدود نه ماه قبل) به اطلاع عموم رسانده شود. همچنین بایستی برنامه جلسه شورا حداکثر ۴۸ ساعت قبل از جلسه انتشار یابد. در هر جلسه شورا بایستی اعلام شود که جلسه بعدی به چه ترتیب است و زمان و مکان آن چگونه است و چه موضوع یا موضوعاتی قرار است در آن مطرح شود و گزارش‌ها را در جلسه اعلام کنند. در ادامه برخی از تجربیات بین‌المللی در زمینه شفاف شدن عناوین و مفاد دستور جلسه ارائه می‌شود.

در شورای شهر بوستون، شورا ملزم است ۴۸ ساعت قبل از جلسه اعلامیه جلسه (شامل برنامه و دستور جلسه) را منتشر کند. همچنین قانون ملزم می‌کند که عموم مردم می‌توانند در جلسات شورا شرکت کنند[۳] که در شکل شماره ۱ مشخص است.

شکل ۱: اعلامیه جلسه شورای شهر بوستون

در شکل شماره ۲ نمونه‌ای از برنامه جلسات شورای شهر چندلر و تقویم هفتگی موضوعاتی که در این شورا قرار است بر روی آن بحث شود نشان داده شده است[۴].

شکل ۲: تقویم هفتگی جلسات شورای شهر چندلر

در شهر شیکاگو ایالات‌متحده، شورای شهر شیکاگو در سندی که منتشر شده است هم زمان و مکان جلسه شورا در آن ذکر شده است و مشخص شده است که در چه تاریخی و در چه ساعتی و در چه سالنی جلسه قرار است برگزار شود. همچنین در این اعلامیه بر اساس تأیید نظر کمیته، عمومی بودن یا محرمانه بودن جلسه به‌منظور فراهم شدن امکان حضور مردم مشخص می‌شود[۵]. در شکل شماره ۳ نمونه اعلامیه برنامه جلسه شورای شهر شیکاگو آورده شده است.

شکل ۳: فرم اطلاعات برگزاری جلسه بعدی شورای شهر شیکاگو

در دستور جلسه شورای شهر لندن کشور کانادا نیز علاوه بر مشخص شدن زمان و مکان جلسات، اعضای جلسه، میهمانان جلسه و همچنین گزارش‌هایی که قرار است در جلسات آتی قرائت شود در دستور جلسه مشخص می‌شود. حتی مشخص می‌کند که مثلاً در فلان ساعت قرار است در جلسه شورای شهر یک تنفس داده شود[۶]. در شکل شماره ۴ نمونه از دستور جلسه جزئی شورای شهر لندن کشور کانادا قابل‌مشاهده است.

شکل ۴: دستور جلسه شورای شهر شیکاگو

 

شکل ۵: دستور جلسه جزئی شورای شهر لندن کشور کانادا

در شورای شهر کلمبیا برنامه‌ها تا ۹ ماه آینده مشخص شده‌اند[۷]. تقویم آن دارای قابلیت دانلود می‌باشد و دستور جلسه در فرمت متناسب با برنامه «outlook» قابل دریافت است.

شکل ۶: برنامه‌های ۹ ماه آینده شورای شهر کلمبیا

همچنین برنامه‌های این شورا در قالب‌های مختلف روزانه، هفتگی و … ارائه شده است[۸]. که در شکل شماره ۶ قابل مشاهده است.

شکل ۷: قابلیت دریافت برنامه‌های شورای شهر در قالب‌های مختلف

شورای شهر پاریس نیز مانند تمام شورای دیگر شهرهای کشور فرانسه دستور جلسه شورا را بر روی سایت خودش قرار می‌دهد تا عموم مردم از زمان و مکان جلسه و همچنین موضوعات جلسه مطلع شوند تا امکان حضور آن‌ها در جلسات فراهم بیاید[۹]. در شکل شماره ۷ نمونه انتشاریافته برنامه‌های جلسات شورای شهر پاریس نشان داده شده است.

شکل ۸: برنامه جلسات شورای شهر پاریس

شورای شهر کلایدون انگلستان نیز دستور جلسه و برنامه جلسه را قبل از برگزاری جلسه شورا مشخص می‌کند و بیان می‌کند که پانزده دقیقه ابتدایی جلسه زمان برای طرح سؤالات مردم در مورد موضوع جلسه است. همچنین بحث اعلام تعارض منافع صورت می‌گیرد تا نمایندگانی که بایستی جلسه را ترک کنند مشخص شوند[۱۰].

شکل ۹: برنامه کامل جلسه شورای شهر کلایدون

در شورای شهر کارولینا آمریکا نیز مشخصات دستور جلسات و اینکه چه فعالیت‌ها و اقداماتی قرار است انجام شود، مشخص می‌شود[۱۱]. در شکل شماره ۹ نمونه‌ای از دستور جلسه شورای این شهر قابل مشاهده است.

شکل ۱۰: دستور جلسه شورای شهر کارولینا آمریکا

شورای شهر ماکونتو نیز در مورد تاریخ جلسه، مکان جلسه و موضوعاتی که قرار است در جلسه برگزار شود شهروندان را آگاه می‌سازد[۱۲]. در شکل شماره ۱۰ یک نمونه از دستور جلسات شورای این شهر قابل مشاهده است.

شکل ۱۱: مشخص کردن مکان و زمان جلسات در شورای شهر ماکونتو

همان‌گونه که بیان شد، یکی از کارهایی شوراهای شهر در کشورهای پیشرفته انجام می‌دهند مشخص کردن موضوعات جلسات شورا در بلندمدت است. به‌عبارت‌دیگر تقویم جلسات آتی شورا و موضوعاتی که قرار است بحث شوند بایستی مشخص شود. البته برخی از مسائل هستند که بنا بر اقتضائات می‌توانند به صورت فوریتی در دستور جلسه شورا قرار بگیرند ولی ضروری است که شورا لیستی از موضوعات مهم را در نظر بگیرد و بر اساس زمان‌بندی مشخص و قرار دادن در تقویم زمان‌بندی موضوعات جلسات آتی را برای شهروندان مشخص کند.

شورای شهر دیتوریت آمریکا، یکی از شهرهایی است که بر اساس تقویم مشخص شده، موضوعات را در شورای شهر مطرح می‌کند و شهروندان می‌توانند مطلع شوند که در هفته‌های آتی چه بحث‌هایی قرار است در شورای شهر مطرح شود[۱۳]. در شکل شماره ۱۱ نمونه از تقویم زمان‌بندی برنامه‌های شورای شهر دیتوریت نشان داده شده است.

شکل ۱۲: تقویم زمانی جلسات شورای شهر دیتوریت آمریکا

شورای شهر نانوایوت کانادا نیز بعد از هر جلسه مکان و زمان جلسه بعد مشخص می‌شود[۱۴] که در شکل شماره ۱۲ مشخص است.

شکل ۱۳: مشخص شدن مکان و زمان جلسات آتی شورای شهر نانوایوت

شوراهای شهر دیگر شهر مثل شورای شهر لندن کشور کانادا نیز دستور جلسه و برنامه‌های بعدی شورای شهر را برای تقریباً دو ماه آتی مشخص می‌کند که در سایت این شورا برای شهروندان قابل‌دسترسی است که در شکل شماره ۱۳ نشان داده شده است[۱۵].

شکل ۱۴: مشخص شدن برنامه دو ماه آینده شورای شهر لندن کانادا

این‌ها نمونه‌هایی از شوراهای شهرهای کشورهای مطرح جهان بود که نشان می‌دهد همه آن‌ها ملزم به این هستند که دستور جلسه و برنامه جلسه شورا را به‌طور دقیق مشخص کنند و آن آر انتشار داده و در اختیار شهروندان قرار دهند. شوراهای شهر کارآمدی برنامه‌ها و دستور جلسات را به صورت روزانه، هفتگی و ماهانه منتشر می‌کنند تا عموم شهروندان از وضعیت شورای شهر و موضوعاتی که قرار است به آن پرداخته شود آگاه شوند. ملزم بودن شوراهای مذکور به مشخص کردن برنامه جلسات و دستور جلسه باعث می‌شود که مردم از موضوعاتی که در جلسات شورای شهر قرار است به آن پرداخته شود، باخبر شوند و درصورتی‌که مسئله یا مشکلی دارند و یا ایده‌ای برای حل آن مسئله دارند، بتوانند در آن جلسه مذکور بیان کنند تا شورای شهر بتواند اولاً شناخت درستی از آن موضوع یا مسئله پیدا کند و ثانیاً بتواند از ایده‌ها و نظرات شهروندان و نخبگان برای حل مسئله یا موضوعات شهری استفاده کند.

از دیگر مؤلفه‌های محتوایی ناظر به شفافیت نظام‌های شورایی و به‌طور خاص شورای شهر این است که متن دعوت‌نامه جلسات برای عموم منتشر شود. در متن دعوت‌نامه جلسات، میهمانان شورای شهر و موضوعاتی که قرار است به آن بپردازند مشخص می‌شود و باعث می‌شود که مردم از حضور افراد در شورا و موضوعاتی که قرار است مطرح شود مطلع شوند.

اکثریت شوراهای شهر جهان درصورتی‌که جلسه شورا، جلسات محرمانه‌ای نباشد متن دعوت‌نامه جلسات را منتشر می‌کنند. به‌عنوان‌مثال شورای شهر کارولینا شهر آمریکا هر هفته دعوت‌نامه جلسات را که شامل موضوع جلسات و اعضای جلسات و میهمانان جلسات است را منتشر می‌کند[۱۶]. مشخص شدن موضوع جلسات و اسامی افراد و مسئولانی که قرار است در جلسات شورای شهر پیدا کنند از موارد مهمی است که در صورت انتشار متن دعوت‌نامه جلسات، تحقق پیدا می‌کند. انتشار متن دعوت‌نامه جلسات برای افراد و اطلاع یافتن عموم مردم از آن از مواردی است که موجب تحقق شفافیت در نظام‌های شورایی و به‌طور خاص شورای شهر می‌شود. البته لازم به ذکر است که در صورت تأیید محرمانه بودن جلسات، می‌توان متن دعوت‌نامه‌هایی که برای افراد خاص فرستاده شده است تا در جلسه شورا حضور یابند، انتشار پیدا نکند.

۳-۲٫ مشروح مذاکرات جلسات

یکی دیگر از مؤلفه‌های مهم در تحقق شفافیت شوراهای شهر، انتشار مشروح و چکیده مذاکرات می‌باشد. در اینجا تجربه شهر شیکاگو را بررسی می‌کنیم. همان‌طور که دقت می‌کنید یک سندی ارائه شده است که هرچند ثانیه یک‌بار نه تنها به متن کاملی که مطرح شده است می‌توانید دسترسی داشته باشید بلکه دقیقاً به شما می‌گوید که این در چه ثانیه و در چه دقیقه‌ای اتفاق افتاده است. این کار از ابتدا شروع می‌شود و حضوروغیاب می‌کند و می‌گوید که الآن منشی حضوروغیاب را شروع می‌کند و یکی یکی اسامی را می‌خواند. در واقع از همان ابتدا همه این‌ها را داریم. در شکل شماره ۱۴ مشروح مذاکرات شهر شیکاگو به تفکیک دقیقه‌های مختلف آمده است[۱۷].

شکل ۱۵: نمونه‌ای از مشروح مذاکرات شورای شهر شیکاگو

در این مشروح مذاکرات به تفکیک بیان می‌شود: در مراسم صدمین سالگرد کلیسای کاتولیک «Saint Sabina» نمایندگان در حال تقدیر از کشیش این کلیسا هستند: خیلی ممنون آقای رئیس، من نیز از این طرح حمایت می‌کنم. پدر «FLagger» شما یک کشیش هستید، مردی که من او را تحسین می‌کنم. من به یک دبیرستان کاتولیک رفته‌ام و با قواعد مدرسه کاتولیک تربیت شده‌ام. کاری که شما برای «Saint Sabina» انجام دادید یک سرمایه برای تمام کلیساهای کشور است. دومین چیز که می‌خواهم از آن تشکر کنم صحبت‌های شما در برابر بی‌عدالتی بود. می‌خواهم از اینکه به شعبه ۳ آمدید و حمایتی که در برابر تراژدی تیراندازی کردید تشکر کنم و ….

در کشور استرالیا و شهر بریسبون نیز، مشروح مذاکرات کامل جلسه شورای شهر بدون هیچ‌گونه حذفیاتی در اختیار عموم مردم و نخبگان قرار می‌گیرد با جزئیات کامل جلسه شورای شهر و مطالبی که در آن بیان شده است، مطلع شوند[۱۸]. در شکل شماره ۱۵ نمونه‌ای از مشروح مذاکرات شورای این شهر قابل دیدن است.

شکل ۱۶: مشروح مذاکرات شورای شهر بریسبون

همان‌گونه که مشاهده می‌شود مشروح مذاکرات جلسه و تمامی کلمات بیان شده بدون هیچ تلخیصی ارائه شده است. مثلاً در قسمتی از این مشروح مذاکرات بیان می‌شود: خانم رئیس ما برنامه داشتیم. ما نشان دادیم در اینجا که می‌توانیم زیرساخت‌های اساسی ایجاد کنیم. ما قصد داریم این کار را در ماه می سال آینده کامل کنیم. آن موقع زمانی است که ما می‌توانیم برویم و از هر استلزامی سؤال بپرسیم اما دوباره عرض می‌کنم این چیزها [که می‌گویید] روی میز است.

۳-۳٫ خلاصه مکتوب مذاکرات

محور بعدی بحث چکیده و خلاصه مکتوب مذاکرات در شورای شهر است که بایستی انتشار یابد. در این خلاصه یکسری اطلاعات کلی و مهم در اختیار مخاطب قرار می‌دهد. باید مشخصات جلسه شامل نام کمیته (شاخه فرعی شورا)، تاریخ، مکان، موضوع جلسه و خلاصه‌‌‌ای از اینکه در گفتگوها چه گذشته است در آنجا ذکر شود. خلاصه‌ای از گفتگوهای جلسه به همراه نام اشخاص بیان‌کننده آن مطالب در چکیده مذاکرات آورده شود.

نمونه‌ای از خلاصه مکتوب شورای شهر نیویورک ذکر شده است که اسم کمیته، تاریخ و مکان، مدت‌زمان آغاز آن، موضوع جلسه، دسترسی به جزئیات جلسه از طریق لینک بیان شده که افراد می‌توانند به‌طور کامل به همه اطلاعات دسترسی پیدا کنند.

به‌عنوان‌مثال می‌توان به ارائه چکیده مذاکرات شهر نیویورک آمریکا اشاره کرد. در این چکیده علاوه بر مشخصات جلسه و موضوعات آن به‌طورکلی می‌توان با کلیک بر روی لینک مورد نظر به جزئیات آن جلسه نیز دست‌یافت. در شکل شماره ۱۶ شمایی از وب‌سایت شورای شهر نیویورک که در آن چکیده مذاکرات جلسات آورده شده است، مشخص است[۱۹].

شکل ۱۷: وب‌سایت شورای شهر نیویورک و قابلیت دریافت چکیده جلسات شورای شهر

همچنین در بخشی دیگر از وب‌سایت شورای شهر نیویورک جزئیات دیگر جلسه از قبیل نام اشخاصی که صحبت کرده‌اند، خلاصه آنچه افراد بیان کرده‌اند و عملکردی که کمیته نسبت به موضوع داشته است آورده شده است تا مردم از جزئیات جلسه برگزارشده و اقدامات افراد و کمیته‌های مختلف مطلع شوند[۲۰].

همچنین در کشور انگلستان نیز، ارائه جزئیات جلسات شورای شهر و در دسترس قرار دادن چکیده مذاکرات انجام شده در شورا در اختیار مردم به‌طورمعمول انجام می‌شود. در شکل شماره ۱۷ تصویری از جزئیات جلسات شورای شهر کلایدون که در وب‌سایت این شورا قابل مشاهده است[۲۱]، آورده شده است.

 

شکل ۱۸: نمونه‌ای زا خلاصه مکتوب جلسات شورای شهر کلایدون

در شورای شهر پاریس نیز، اطلاع یافتن مردم از چکیده و خلاصه مذاکرات شورای شهر توسط وب‌سایت این شورا انجام می‌گیرد. مردم در این خلاصه از اهم تصمیمات، موضوعات و نظرات و صحبت‌های اعضای شورای شهر مطلع می‌شوند[۲۲].

شکل ۱۹: خلاصه مذاکرات شورای شهر پاریس

از بررسی شورای شهرهای مختلف دنیا مشخص می‌شود که لازم است مذاکرات انجام شده در شورای شهر در دو نسخه مشروح (کامل، با همه جزئیات) و چکیده (به صورت خلاصه و حاوی نکات کلی) و به صورت رسمی ارائه شود. این کار باعث می‌شود، فواید زیادی حاصل شود که بیان شد که مهم‌ترین آن مطلع شدن مردم از عملکرد و اقداماتی که نمایندگانشان در شورای شهر انجام می‌دهند و این کار باعث ایجاد اعتماد مردم به شورا و افزایش مسئولیت و تعهدپذیری اعضای شورای شهر می‌شود.

۳-۴٫ پخش زنده و آرشیو [صوتی و ویدئویی] جلسات

یکی دیگر از اقدامات لازم جهت تحقق شفافیت در نظام‌های شورایی و به‌طور خاص شورای شهر لازم است انجام شود، برگزاری پخش زنده جلسات شورای شهر و همچنین موجود بودن آرشیو صوتی و ویدئویی از جلسات است. پخش زنده جلسات شورا دو زیرمحور و مؤلفه دارد: پخش زنده جلسات شوراها و دسترسی به آرشیو جلسات. یعنی این جلساتی که برگزار می‌شود باید هم در سایت یا در جاهای دیگر مثل شبکه‌های تلویزیونی پخش زنده صوتی تصویری داشته باشد و از آن طرف این موارد آرشیو شود که بعداً بتوان به آن دسترسی داشت. در سایت هر شورایی باید قسمتی برای پخش زنده جلسات شورا تعبیه شود و پس‌ازآن بتوان به آرشیو آن جلسات با ذکر ارائه‌کننده، تاریخ جلسه، موضوع جلسه و … دسترسی داشت. علاوه بر این چون ممکن است عده‌ای به سایت و اینترنت دسترسی نداشته باشند؛ پس باید پخش زنده جلسات شورا از طریق تلویزیون میسر باشد. همچنین در کشور ما بهتر است که مرکز استان جلسات شوراها را پخش کند.

در اکثریت سایت‌های شورای شهرهای کشورهای مطرح دنیا یک قسمت خاص در سایت برای پخش زنده جلسات شورا تعبیه شده است. همچنین دسترسی به آرشیو جلسات از جمله فیلم‌ها و صوت‌های جلسات نیز برای شهروندان مقدور است. دسترسی به پخش زنده جلسات شورا از مسیرهای متعدد از جمله سایت شورا و شبکه تلویزیونی محلی صورت می‌گیرد. همچنین دسترسی به آرشیوِ فیلم جلسات شورا نیز بر اساس تنوع کمیته، موضوع جلسه، تاریخ جلسه و … امکان‌پذیر است.

در شوراهای شهرهای کشورهای مختلف پخش زنده جلسات شورا و موجود بودن آرشیو جلسات شورا از جمله اقداماتی است که در راستای شفافیت شوراهای شهر انجام می‌گیرد. به‌عنوان‌مثال در وب‌سایت شورای شهر کلمبیا کشور کانادا، هم امکان پخش زنده جلسات شورا و آرشیوِ جلسات شورا موجود است[۲۳] که در شکل شماره ۱۹ قابل مشاهده است. قابلیت بسیار مهمی که در مصادیق و موارد معرفی‌شده وجود دارد؛ تعامل متن با تصویر است که با کلیک بر قسمتی از متن، همان قسمت از فیلم شورا اجرا می‌شود.

همچنین در سایت شورای شهر نیویورک نیز قسمت خاص برای پخش زنده جلسات شورا تعبیه شده است[۲۴]. در شکل شماره ۱۵ شمایی از این وب‌سایت و قسمت مورد نظر نشان داده شده است.

شکل ۲۰: آرشیو جلسات شورای شهر کلمبیا در وب‌سایت این شورا

در سایت شورای شهر نیویورک نیز قسمتی تعبیه شده است که امکان پخش زنده جلسات شورای شهر را فراهم می‌کند[۲۵]. همچنین در این سایت آرشیو تصویری، متنی و صوتی جلسات گذشته موجود می‌باشد که شهروندان می‌توانند با مراجعه به آن از تصمیمات و اقدامات گذشته شورا مطلع شوند.

شکل ۲۱: تعبیه شدن امکان پخش زنده جلسات شورای شهر در وب‌سایت شورای شهر نیویورک

شورای شهر ملتون (استرالیا) نیز آرشیو صوتی و ویدئویی کاملی از جلسات شورا را در وب‌سایتش برای دسترسی عموم قرار داده است. شهروندان می‌توانند با مراجعه به این آرشیو، صوت و ویدئو هر جلسه در هر تاریخی را که خواستند دانلود کنند و استفاده کنند و از جزئیات آن جلسه مطلع شوند[۲۶]. در شکل شماره ۲۱ نمایی از وب‌سایت و محل آرشیو جلسات شورای این شهر نشان داده شده است.

شکل ۲۲: نمایی از وب‌سایت و محل آرشیو جلسات شورای ملتون استرالیا

همچنین در سایت شورای شهر ملتون به‌طور کامل گزارش جلسه که شامل حضوروغیاب، تعارض منافع‌ها و تصویب‌ها می‌شود در سایت قرار داده شده است که در شکل شماره ۲۲ قابل مشاهده است.

شکل ۲۳: ارائه گزارش کامل جلسه شورای شهر ملتون استرالیا در وب‌سایت این شورا

در شورای شهر مانکوتو کشور آمریکا نیز مسیرهای مختلف دسترسی مردم به پخش زنده جلسات شورای شهر را در وب‌سایتش مشخص کرده است. جلسات شورای این شهر علاوه بر پخش آنلاین در وب‌سایت این شورا، از شبکه‌های محلی نیز پخش می‌شود[۲۷]. در سایت شورای این شهر قسمت‌هایی در مورد برنامه و اطلاعات جلسات و پخش زنده و آرشیو جلسات وجود دارد که در شکل ۲۳ مشخص است.

شکل ۲۴: تعبیه شدن آرشیوهای جلسات شورای شهر مانکوتو

همچنین در سایت شورای این شهر مسیرهای دسترسی به پخش زنده جلسات شورا که در وب‌سایت این شورا مشخص شده‌اند[۲۸]، قابل دیدن است.

شکل ۲۵: امکان مسیرهای متفاوت برای پخش زنده جلسات شورای شهر مانکوتو

همچنین در همین شهر قسمتی وجود دارد که آرشیو آن مشخص‌کننده نوع شهر، تاریخ جلسه، مدت‌زمان جلسه و همچنین لینک دسترسی ویدیویی آن است[۲۹]. در شکل شماره ۲۵ جزئیات آن قابل مشاهده است

شکل ۲۶: موجود بودن آرشیو دقیق از جلسات شورای شهر مانکوتو

یکی دیگر از قابلیت‌هایی که در آرشیو این سایت وجود دارد این است که شما می‌توانید با انتخاب و کلیک بر روی متن مورد نظر از جلسه شورا (مشروح مذاکرات) فیلم همان قسمت را مشاهده کنید. به‌عبارت‌دیگر با کلیک بر روی هر قسمت از متن، فیلم همان قسمت اجرا می‌شود. این قابلیت در شورای شهرهای مختلف جهان از جمله شورای شهر مانکوتو[۳۰] و شورای شهر شیکاگو[۳۱] وجود دارد. در شکل شماره ۲۶ قسمتی از سایت شورای شهر مانکوتو که این قابلیت در آن وجود دارد آورده شده است.

شکل ۲۷: متن هماهنگ با تصویر در وب‌سایت شورای شهر مانکوتو

در سایت شورای شهر شیکاگو نیز پخش زنده جلسات شورا در وب‌سایت این شورا انجام می‌شود. در شورای شهرهای دیگر مثل شورای شهر فیلادلفیا آمریکا[۳۲]، کوئیبک کانادا[۳۳]، پاریس فرانسه[۳۴] و … نیز امکان مشاهده جلسات شورای شهر به صورت زنده و همچنین دسترسی به آرشیو کامل صوتی و ویدئویی جلسات شورا مهیا است. پخش زنده جلسات شورا باعث می‌شود که مردم به‌طور زنده تصمیماتی که نمایندگانشان در مورد شهر می‌گیرند را رصد کنند و از مواضع افراد مختلف و اتفاق‌هایی که می‌افتد آگاه شوند. همچنین چون نمایندگان در معرض مشاهده مستقیم مردم هستند باعث می‌شود که رفتارهای صحیح و درست انجام دهند و نظرات کارشناسی شده و دقیقی را بیان کنند.

۳-۵٫ آراء اعضاء نسبت به مصوبات مختلف (به تفکیک موافق، مخالف، ممتنع، عدم رأی)

از مهم‌ترین کارهایی که در نظام‌های شورایی و به‌طور خاص شوراهای شهر انجام می‌شود، رأی‌گیری در مورد مصوبات، طرح‌ها و … است. آراء اعضا نسبت به مصوبات مختلف از جمله مهم‌ترین مسئولیت‌ها و نقش‌آفرینی اعضای شورای شهر در شغل خودشان است. بسیار مهم و ضروری است که مردم بدانند نمایندگانشان موضعشان نسبت به طرح‌ها و مصوبات مختلف چه بوده است و چه آرایی به طرح‌ها و مصوبات داده‌اند. این مهم از طریق شفافیت آراء اعضا به تفکیک موافق، مخالف، ممتنع و عدم رأی‌دهی مشخص می‌شود.

شوراهای شهرهای جهان عمدتاً در وب‌سایت‌هایشان مشخص است که رأی اعضای شورای شهر نسبت به طرح‌های مختلف چه بوده است. به‌عنوان‌مثال شورای شهر بوستون آمریکا، آرای اعضا را در مورد مصوبات مختلف در سایت این شورا نمایش می‌دهد[۳۵] به‌عنوان‌مثال در شکل ۲۷ شماره طرح و آرای موافقان و مخالفان در مورد آن آمده است.

شکل ۲۸: ثبت آرای هریک از اعضای شورای شهر بوستون

همان‌طور که مشاهده می‌شود چگونگی آرای مثبت و منفی در این صفحه ذکر شده است. در واقع این «Y» که در جلوی اسامی نوشته‌شده یعنی این‌ها رأی مثبت دادند و آن N که نوشته‌شده یعنی آن شخص اصلاً در آن جلسه حاضر نبوده است. یعنی هم‌زمان هم حضوروغیاب را ارائه می‌کند و هم اینکه چه رأیی دادند. جالب اینجاست که در این شهر، رأی ممتنع نداریم.

در شورای شهر روزولت پارک آمریکا نیز آراء هریک از اعضای شورا ذیل هر موضوع خاص مشخص است. یعنی اینکه هر نماینده نسبت به هر موضوعی چه جهت‌گیری و نظری داشته است و رأیش مشخص است[۳۶] که در شکل شماره ۲۸ مشاهده می‌شود.

شکل ۲۹: مشخص شدن آراء هر نماینده ذیل هر موضوع در شورای شهر روزولت

در شورای شهر آلاباما نیز رأی هر شخص به تفکیک مشخص است و مردم می‌توانند مواضع مختلف نماینده‌شان را در شورای شهر ببینند[۳۷] که در شکل شماره ۲۹ نشان داده شده است.

شکل ۳۰: شفافیت آراء به تفکیک افراد در شورای شهر آلاباما

در شورای شهر لندن کانادا نیز ذیل هر مصوبه، رأی موافق و مخالف با تفکیک اسامی آمده است[۳۸]. در شکل شماره ۳۰ نمونه‌ای از مصوبه شورای این شهر و تعداد و اسامی افراد موافق و مخالف این مصوبه آمده است.

شکل ۳۱: مشخص بودن موافقان و مخالفان طرح مطرح شده در شورای شهر لندن کشور کانادا

۳-۶٫ متن کامل تصمیمات و مصوبات جلسه

یکی دیگر از مواردی که برای تحقق شفافیت در نظام‌های شورایی و شوراهای شهری لازم است انجام شود؛ در اختیار قرار دادن متن کامل تصمیم‌ها و مصوبات جلسه شورا است. این شاخص به‌نوعی می‌تواند ذیل شاخص مشروح و چکیده کلیه مذاکرات قرار بگیرد ولی به دلیل اهمیت مصوبات شوراهای شهر، به صورت جداگانه آورده شده است.

در بیان تجارب بین‌المللی بایستی گفته شود که اکثریت شوراهای کشورهای دنیا، متن کامل تصمیمات و مصوبات را از طریق وب‌سایتشان در اختیار عموم مردم قرار می‌دهند. به‌عنوان‌مثال در سایت شورای شهر شیکاگو، شهروندان می‌توانند بر اساس موضوع جلسه، تاریخ جلسه، جزییات جلسه، اعلامیه جلسه، برنامه جلسه، خلاصه، ویدیو، مکتوب جلسه را دسترسی داشته باشند. در شکل شماره ۳۱ صفحه‌ای از وب‌سایت این شورا که امکان دسترسی شهروندان به مصوبات و جزییات جلسه را فراهم می‌کند مشخص است[۳۹].

شکل ۳۲: امکان دسترسی شهروندان به مصوبات در وب‌سایت شورای شهر شیکاگو

در سایت شورای شهر ملتون استرالیا نیز اسناد مربوط به جلسه به همراه مشروح مذاکرات آن جلسه در سایت موجود است که شهروندان می‌توانند به مصوبات جلسه و متن کامل آن جلسه دسترسی داشته باشند که در شکل شماره ۳۲ نمونه‌ای از آن آورده شده است.

شکل ۳۳: مصوبات بارگذاری شده به تفکیک مشخص در شورای شهر ملتون استرالیا

نکته‌ای که بایستی به آن توجه کرد این است که مصوبات شورا بایستی در زمان مشخص و معین ارائه شود. گاهی اوقات به‌خصوص در کشور مشاهده می‌شود که مثلاً مصوبات جلسات با تأخیر زیاد ارائه می‌شود که این در واقع به محرمانگی نزدیک می‌شود.‌ حسب تعریف شفافیت، اطلاعات باید در زمان و مکان و با مشخصات دقیق و خودش ارائه شود و اگر این اتفاق نیفتد، این شفافیت نیست. قوانین باید این شفافیت را به دقت تعیین و تخلف از آن را به صورت مشخص جرم‌انگاری کنند.

۳-۷٫ مکتوبات و مستندات شورا

محور بعدی بحث مستندات آن جلسات شورایی است. تمامی دستورات و مستندات مرتبط با جلسه از مشروح مذاکرات و هر چیز دیگری که مربوط به آن جلسه است قابل‌دسترسی است. مثلاً در شورای شهر نیویورک دسترسی که کلیه مستندات جلسه شورا با ذکر مشخصات آن جلسه قابل‌دسترسی است[۴۰].

شکل ۳۴: دسترسی به مکتوبات و مستندات شورا در شورای شهر نیویورک

در یک نمونه از جلسات شورایی شهر شیکاگو می‌توان بر روی هر یک از مشخصات جلسه از جمله: تاریخ جلسه، زمان، مکان، جزئیات جلسه، اعلامیه جلسه، دستور جلسه، خلاصه و ویدیوی جلسه، مکتوب و مشروح جلسه کلیک کرده و اطلاعات لازم را دریافت کرد[۴۱]. در اینجا می‌توان به کلیه‌ی فایل‌های مربوط به جلسه دسترسی داشته باشیم. تمام مستندات به صورت جداگانه بارگذاری و شماره گزاری می‌شود و در مشروح گزارش بیان می‌شود که افراد بتوانند به رفرنس‌ها مراجعه کنند.

شکل ۳۵: امکان پیشرفته و قابلیت دستیابی راحت به جلسات در وب‌سایت شورای شهر شیکاگو

شهر ملتون در کشور استرالیا برای یکی از جلسات معمولی در تاریخ ۱ می ۲۰۱۷ تمامی دستورات و مستندات مرتبط با آن جلسه اعم از مشروح مذاکرات و هر چیز دیگری که مربوط به آن جلسه است قابل‌دسترسی است. یعنی اگر مستنداتی در جلسه مورد بحث قرار گرفته است حق مردم است که به این‌ها دسترسی داشته باشند و آن‌ها را ببینند و ارزیابی کنند[۴۲]. در شهر ملتون همه اسناد مربوط به جلسه به همراه مشروح مذاکرات آن جلسه در سایت موجود است.

شکل ۳۶: موجود بودن اسناد مربوط به هر جلسه و مشروح مذاکرات آن در شورای شهر ملتون استرالیا

۴ مشخصات ساختاری و سازمانی جلسه

مشخصات ساختاری و سازمانی جلسات شورایی یکی از دیگر از ابعادی است که شفافیت در آن مصادیق و نمونه‌های متنوعی دارد. در این بخش چهار مؤلفه مهم و اثرگذار بر شفافیت نظام‌های شورایی ارائه می‌شود که عبارتند از:

  1. حضوروغیاب در جلسات شورایی
  2. اعلام تعارض منافع
  3. امکان حضور عموم در جلسه
  4. شفافیت مالی نظام‌های شورایی

برخی دیگر از موارد نیز ناظر به شفافیت ساختاری و سازمانی یا به عبارتی شکلی جلسات است که در سطور گذشته به آن اشاره شد. مواردی همچون مختصات زمانی و مکانی جلسات، فهرست مدعوین جلسه اسامی رئیس و دبیر جلسه و نائبان اعضا که در بحث عناوین و مفاد دستور جلسه به آن پرداخته شد.

مؤلفه‌ها

توضیحات

حضور و غیاب جلسات شورا

یکی از اقدامات مهم برای ایجاد نظر در برگزاری جلسات شورا، انجام حضوروغیاب جلسات شورا و آگاه نمودن عموم مردم از نتایج آن است. افشا علنی این مورد از نظر روانی موجب ایجاد هزینه برای افراد غایب در جلسات می‌شود. ازاین‌رو کمتر شاهد غیبت افراد تأثیرگذار در این شورا خواهیم بود.

امکان حضور عموم در جلسه

امکان حضور فیزیکی عموم مردم در جلسات علنی، بدون حق رأی و صحبت بایستی در نظر گرفته شود. اقتضاهای خاص این حضور (نظیر شرط سنی، ثبت‌نام‌ها و نظایر آن‌ها) می‌تواند در آیین‌نامه‌های اجرایی تعیین می‌گردد.

اعلام تعارض منافع

افرادی که در این جلسات شورای کمیسیون حاضر هستند این‌ها باید تعارض منافع خودشان را خود اظهاری کنند و خودشان را ارائه کنند. شفافیت حضور اعضای شورا و بستگان درجه یک آن‌ها در شرکت‌های خصوصی، فهرست توصیه‌نامه‌های اعضای شورا برای افراد، نهادها و مجموعه‌های مختلف به تفکیک هر عضو از جمله مواردی است که بایستی مشخص شود.

شفافیت مالی

انتشار عمومی سالیانه بودجه شورا همراه با تفریغ بودجه و لیست هزینه‌های شورا، فهرست حق‌الجلسات اعضای شورا و نیز سایر مهمانان، فهرست درآمدها (از کلیه محل‌ها، به‌ویژه از محل شورا) و دارایی‌های اعضای شورا، فهرست سفرهای کاری (داخلی و خارجی) اعضای شورا و کارمندان آن، فهرست هدایای دریافتی اعضای شورا از محل شغل نمایندگی و ثبت مکان و زمان دریافت با احتساب ارزش ریالی، کلیه هزینه‌های مرتبط با برگزاری جلسه، نظیر حقوق و مزایای حاضران و نیز کلیه هزینه‌های اجرایی و اداری جلسات از جمله مواردی هستند که در بحث شفافیت مالی نظام‌های شورایی جای می‌گیرند.

۴-۱٫ حضوروغیاب در جلسات شورا

محور بعدی که فوق‌العاده حائز اهمیت می‌باشد بحث حضوروغیاب برای جلسات شوراها است. شهروندان باید بدانند که حاضران و غایبان جلسات شورا به چه تفکیکی هستند و هم از مهمانانی که در شوراها حضور دارند، اطلاع داشته باشند. حال اینکه بعضی وقت‌ها مهمانان رسمی هستند و گاهی غیررسمی. مهمانان رسمی یعنی در آن جلسه از افرادی دعوت کنیم که حضور پیدا کنند و ارائه بحث کنند یا به سؤالات پاسخ بدهند. حتی اسامی اعضایی که از جلسه خارج می‌شوند نیز جز استانداردهای حضوروغیاب محسوب می‌شوند. به‌طورکلی می‌توان گفت که حضوروغیاب جلسات شوراها است چند شاخص دارد از جمله:

  • انتشار اسامی حاضران و غایبان
  • انتشار اسامی میهمانان
  • انتشار اسامی افرادی که جلسه را ترک می‌کنند.
  • گاهی اوقات اسامی افرادی هم که تأخیر دارند جزء حضوروغیاب محسوب می‌شود.

در شکل شماره ۳۶ سایت شورای شهر لندن ایالت اونتوریو کانادا مشاهده می‌شود که اسامی حاضران و غایبان و حتی حضاری که عضو شورا نیستند و به هر دلیلی شرکت کرده‌اند را هم ذکر کرده است[۴۳]. ارائه ویدیو هم کمک می‌کند که دقیق‌تر باشد. شما می‌توانید در تاریخ ۲۴ اکتبر ۲۰۱۶ ببینید که گفته‌شده در طبقه چندم و سالن لندن سیتی هال ساعت ۴ و ۱ دقیقه که در اینجا بررسی شده است.

شکل ۳۷: اسامی حاضران و غایبان در جلسات شورای شهر لندن

در شهر برایسبن استرالیا اسامی حاضران و غایبان در ابتدای یک گزارش ۱۰۴ صفحه‌ای درج شده است. همچنین در این سایت دو نفر از اعضا نیز که غیبت موجه دارند معرفی‌شده که توسط افراد دیگر تأییدشده‌اند، مشخص شده است[۴۴]. در شکل شماره ۳۷ جزئیات اقدامات شورای این شهر در قبال حضوروغیاب اعضا آمده است.

شکل ۳۸: درج اسامی حاضران و غاییان در جلسات شورای شهر برایسبن

در شهر میشیگان آمریکا نیز در سایت شورای شهر، اسامی حاضرین و غائبان ذکر می‌شود که در شکل شماره ۳۸ نشان داده شده است.

شکل ۳۹: اسامی حاضران و غایبان و جزئیات جلسه شورای شهر میشیگان

در شهر کبک فرانسه نیز در سایت شورای این شهر، اسامی حاضران و همچنین مهمانان شورا ذکر می‌شود[۴۵] که در شکل شماره ۳۹ نشان داده شده است.

شکل ۴۰: اسامی حاضران و غایبان و همچنین میهمانان جلسه شورای شهر کبک فرانسه

در دیگر شهرها همچون بانلیو[۴۶] و موناش[۴۷] کشور استرالیا، شهر روزولت پارک[۴۸] آمریکا، شهر کلایدون انگلیس نیز بحث حضوروغیاب اعضای شورای شهر به‌طور مستمر در سایت شورا اطلاع رسانی می‌شود.

۴-۲٫ امکان حضور عموم در جلسه

محور بعدی بحث مهم امکان حضور مردم در جلسات شورا است. اساساً در فلسفه مردم‌سالاری در خصوص شوراها این‌طور گفته می‌شود که شوراها تشکیل شده‌اند به این دلیل که مردم نمی‌توانند در رابطه با همه مسائل مربوط به خودشان دخالت کنند یعنی نمی‌شود همه را مشارکت داد به خاطر اینکه رأی‌گیری و تصمیم‌گیری باید در یک جا جمع شوند و آن جمع شدن یک جا یک محدودیت فیزیکی دارد. بنابراین مردم نماینده انتخاب می‌کنند. باید توجه کرد که این بدان معنی نیست که بقیه مردم حق مشارکت ندارند. اگر دقت شود تصور غالب در کشور ما متأسفانه درست نیست. یعنی وقتی‌که یک شورای شهری تشکیل می‌شود می‌گویند دیگر ربطی به مردم ندارد که در شورای شهر چه خبر است! درصورتی‌که اصل ماجرا برعکس بوده است. قرار بوده است که این کار، کار مردم باشد و مردم باید در جریان و با خبر باشند و بتوانند مشارکت کنند و از نمایندگانشان پاسخ بگیرند.

لذا اگر همه مردم نمی‌توانند دور هم جمع شوند، اشکالی ندارد. در جلسات شورایی یک فضایی را قرار دهند مثلاً تصور کنید یک میز در وسط هست و اعضای اصلی در وسط و دور میز نشسته‌اند و یکسری صندلی دورتادور تعبیه شده باشد که مردم عادی بتوانند شرکت کنند و در جلسه حضور یابند. با این شرایط که حق رأی و حق صحبت نداشته باشند. این حق جدی مردم است که باید به آن‌ها داده شود.

به‌منظور فراهم شدن حضور مردم در جلسات شورای شهر در اکثریت کشورها، سازوکارها و ابزارهای زیر به کار گرفته می‌شود

  • الزام قانون به عمومی بودن جلسات
  • الزام به پر کردن فرم خاص توسط نمایندگان برای محرمانه شدن قسمتی از جلسه
  • فراهم‌سازی امکان حضور مردم

قاعده مفروض علنی و عمومی بودن جلسه است که برای آن رویه‌هایی مشخص می‌شود و مسیر خلاف آن، یعنی برای محرمانه کردن جلسات برایش دشواری ایجاد می‌شود. یک مکان مشخص وجود دارد که مردم عادی بتوانند شرکت کنند و در جلسه حضور یابند. با این شرایط که حق رأی و حق صحبت نداشته باشند.

در ادامه چند نمونه قانون در خصوص حضور مردم در جلسات بیان می‌شود و بررسی می‌کنیم که آیا اساساً جلسه محرمانه می‌توانیم داشته باشیم یا نه؟ و همچنین در ادامه شرایط جلسه محرمانه را مشخص می‌کنیم.

اولین قانون برای شهر هملت کشور کانادا است. در این قانون ذکر می‌شود که اصل بر علنی بودن جلسات است. ماده ۲۲ قانون شهر هَملت کانادا اصل بر علنی بودن جلسات را ذکر می‌کند و توضیح می‌دهد که اگر جلسات علنی بود و افراد حضور پیدا کردند، کسی حق ندارد آن‌ها را از جلسه خارج کند مگر اینکه رفتار نامناسب داشته باشد و شلوغی و سروصدا کند. در این صورت از او عذرخواهی می‌کنند که بیرون برود و یک نفر دیگر بجای او بیاید. اما فرض اینکه جلسه عمومی و علنی است.

شکل ۴۱: قانون شهر هملت مبنی بر اصل بودن علنی بودن جلسات شورا

در مواردی که به دستور رئیس جلسه مؤلفه‌های محتوایی و یا شکلی جلسه محرمانه می‌شوند لازم است نام مسئول اعلام محرمانگی (رئیس یا دبیر جلسه)، عنوان موارد محرمانه شده و نیز دلایل دقیق این محرمانگی به صورت عمومی اعلام گردد. برخی از کشورها یک مسئول بالادستی دارند که اگر لازم شد جلسه‌ای به صورت فوری برگزار شود، باید دلایل لازم در این رابطه به آن مسئول داده شده و اجازه آن اخذ گردد.

در قانون جلسات و دسترسی به اطلاعات کشور انگلستان که در سال ۲۰۱۲ تصویب شده است[۴۹]، ذکر می‌شود که آیا اعضای شورا می‌توانند جلسه خصوصی یا محرمانه داشته باشند یا خیر. اینجا مجدداً ذکر می‌کند که اصل بر عدم برگزاری جلسات محرمانه است. مگر اینکه قوانین ملی مصادیقی را مشخص کرده باشد که بر حسب این اقتضاء می‌توان جلسه را محرمانه برگزار کرد. در قانون جلسات و دسترسی به اطلاعات انگلستان ذکر شده که آیا اعضای شورا می‌توانند جلسه خصوصی داشته باشند؟ خیر. همه جلسات باید عمومی و علنی باشد مگر در شرایط محدود و تحلیف شده‌ای که قوانین ملی نسبت به غیرعلنی بودن آن الزام یا اختیار کرده باشد. دقت کنید که چه اتفاقی دارد می‌افتد. اصل را بر شفافیت جلسات می‌گذاریم و می‌گوییم اگر قرار باشد شفافیت و محرمانه نباشد، نیازمند ذکر دلیل و اقامه دلیل است. لذا مسیر خلاف شفافیت را دشواری سازی می‌کنیم.

شکل ۴۲: اصل بر عدم محرمانه بودن جلسات در قانون جلسات و دسترسی به اطلاعات کشور انگلستان

یکی از نمونه‌ها و مصادیقی که این دشواری وجود دارد بحث اعلان‌های قبلی است که در ادامه توضیح داده می‌شود. بر اساس قانون مذکور اگر جلسه‌‌‌ای بخواهد محرمانه برگزار شود، آن شورا باید ۲۸ روز کاری قبل از آن، فرمی را تکمیل و رویه‌ای را طی کند و ضمن بیان دلایل محرمانگی آن، باید به صورت عمومی اطلاع‌رسانی کند. اصلاً لازم نیست که از کسی اجازه بگیرد. رئیس جلسه تشخیص می‌دهد که جلسه محرمانه باشد و ۲۸ روز قبلش یعنی بیش از یک ماه دلایل را باید به مردم بگوید و امکان طرح سؤال هم باید وجود داشته باشد و مردم بتوانند سؤال کنند. سپس ۵ روز قبل از آن جلسه، مجدداً یک اعلامیه دومی می‌زنند که آگاه باشید جلسه ۵ روز دیگر و به‌صورت محرمانه است[۵۰]. ضمن اینکه سؤالاتی که پرسیده‌اند همراه با جواب به مردم ارائه داد.

شکل ۴۳: شرایط محرمانه برگزار کردن جلسات بر اساس ناتینگهام

ممکن است یک موضوع فوری و اضطراری پیش بیاید و جلسه محرمانه است و ۲۸ روز قبلش میسر نیست. برای این مورد هم مکانیسم خاصی وجود دارد. در همان سند به‌این‌ترتیب ذکر شده است که اگر می‌خواهید جلسه محرمانه باشد یک سمت یا رئیس مسئولی به اسم رئیس بازرسی کمیسیون‌ها باید توجیه شده و اجازه را بدهد. اگر آن فرد اجازه ندهد فقط باید جلسه عمومی برگزار شود و همان روند اعلام ۲۸ روز را طی کنند و هیچ راه دیگری ندارند. من معتقد هستم که از این مکانیسم دقیق‌تر و کارآمدتر هم می‌شود طراحی کرد. اصل ماجرا فکر کردن در مورد مسائلی است که ما روزانه گریبان گیر آن هستیم.

در کشور آمریکا و شورای شهر کلمبیا نیز، اعلامیه‌های جلسات عمومی و زمان و مکان آن‌ها مشخص می‌شود که در شکل شماره ۴۳ قابل مشاهده است.

شکل ۴۴: اطلاعیه جلسه عمومی شورای شهر کلمبیا

همچنین در شورای شهر کلمبیا سازوکاری تهیه شده است که افراد بتوانند در کمیته‌ها حاضر شوند که در شکل شماره ۴۴ بیان شده است.

شکل ۴۵: امکان حضور شهروندان در کمیته‌های شورای شهر کلمبیا

در شهر لندن کانادا نیز اعلامیه جلسه عمومی شورا همراه با زمان و مکان اعلام می‌شود تا افرادی که قصد حضور دارند، بتوانند در جلسات شورا شرکت کنند[۵۱].

شکل ۴۶: تعیین زمان و مکان جلسه شورای شهر لندن به‌منظور حضور افراد عادی در جلسات شورا

در شهر بوستون آمریکا نیز به ۱۵ دقیقه زمان ابتدایی هر جلسه را به اعلام نظرات شهروندان اختصاص می‌دهند و قبل از جلسه سه شهروند نظرات خودشان را اعلام می‌کنند.

شکل ۴۷: اختصاص ۱۵ دقیقه ابتدای جلسه برای اعلام نظر شهروندان در شورای شهر بوستون

۴-۳٫ اعلام تعارض منافع

شاید از جمله مهم‌ترین بحث پیشگیری فساد، بحث تعارض منافع است. هیچ خطا و اشتباه و لغزشی نیست مگر اینکه از یک یا چند تعارض منافع نشئت می‌گیرد. اساساً مفهوم تعارض منافع در کشور ما یک مفهوم جدیدی است. در اینجا به توضیح بسیار مختصری درباره تعارض منافع می‌پردازیم.

افرادی که در این جلسات شورای کمیسیون حاضر هستند این‌ها باید تعارض منافع خودشان را خود اظهاری کنند و خودشان را ارائه کنند. ممکن است بعدازاینکه خود اظهاری می‌کنند متناسب با اینکه آن تعارض منافعش چقدر شدید است، یک اقدامی را انجام دهند تا حدی که افراد مجبورند که آن جلسه را ترک کنند و حتی آن تعارض منافع که پیش آمده است در گزارش آن جلسه ذکر می‌شود که این فرد یا افراد چنین تعارض منافعی را داشته‌اند.

در شوراها که تصمیم گرفته می‌شود ممکن است خود فرد نسبت به آن تصمیم منفعتی داشته باشد و فرد را در ریسک خطا قرار دهد و بجای اینکه فرد طرف عالی را بگیرد طرف منفعت شخصی، قومی و یا استانی خود را بگیرد و این موجب فساد می‌شود. به همین خاطر یکی از اولین مکانیسم‌های مقابله با تعارض منافع، اعلام تعارض منافع است که افراد را ملزم می‌کنند که اگر در محل تعارض منافع قرار گرفتند باید آن را اعلام کنند.

این یک الزام قانونی است و اگر کشف شود که فردی تعارض منافع خود را اعلام نکرده است جرم است و حداقل مجازات آن سلب صلاحیت کامل می‌شود چون ورود در عرصه‌های ملی یعنی اعتماد عمومی و تا وقتی اعتماد عمومی وجود دارد فرد شایسته خدمت دارد. پس در اینجا الزام قوانین به خود اظهاری اعضاء را نسبت به وجود تعارض منافع داریم که یکی از مکانیسم‌های آن ترک جلسه بعد از خود اظهاری تعارض منافع است و تعارض منافعی که فرد اعلام کرده و اقدامی که متناسب با تعارض منافع اتفاق افتاده، در مشروح مذاکرات گزارش می‌شود.

به‌عنوان‌مثال در قانون شوراهای کشور انگلستان آمده است که افراد بایستی نسبت به تعارض منافعشان خود اظهاری کنند[۵۲]. که در شکل شماره ۴۷ مشخص شده است.

شکل ۴۸: الزام به خود اظهاری اعضای شورا نسبت تعارض منافعشان در قانون شوراهای کشور انگلیس

یکی از کارهای مهمی که بایستی اعضای شورای شهر انجام دهند این است که بر اساس دستور جلسه، اگر تعارض منافعی دارند باید قبل از جلسه اعلام کنند. در شورای شهر نوناووت کانادا یک فرمی وجود که افراد بایستی قبل از حضور در جلسه شورای شهر، تعارض منافعشان را مشخص کنند[۵۳].

شکل ۴۹: اعلام تعارض منافع اعضای شورا در گزارش جلسات شورا در شورای شهر نوناووت کانادا

در کشور استرالیا نیز در قانون برگزاری جلسات مصوبه سال ۲۰۱۳ این کشور نیز بیان می‌کند که قبل از برگزاری هر جلسه افراد بایستی تعارض منافع خودشان را اعلام کنند[۵۴].

شکل ۵۰: اعلام تعارض منافع اعضای شورا بر اساس آیین‌نامه برگزاری جلسات کشور استرالیا

در فرانسه نیز تمام افرادی دارای پست دولتی، نمایندگان مجلس ملی و سنا، وزرا، نمایندگان پارلمان اروپا اعضای شورای منطقه و شهر باید فرم نمونه را پر کرده و منافع خود را اعلام کنند که روی سایت شفافیت فرانسه (HATVP) قرار می‌گیرد[۵۵].

شکل ۵۱: فرم اعلام تعارض منافع مقامات در کشور فرانسه

شورای شهر نوناووت که یکی از شهرهای کانادا است، سندی منتشر کرده است که مشروح مذاکراتی را نشان می‌دهد. توضیح می‌دهد که یک آقایی به اسم داو در ساعت ۷: ۴۵ جلسه را ترک می‌کند به خاطر اینکه خودش اعلام می‌کند که در مورد بحث بعدی که قرار است در جلسه ارائه ‌شود تعارض منافع مالی دارم. بحث در مورد رأی‌گیری درباره شماره ۰۰/۹۵ است و بعد از اینکه خارج می‌شود، در مورد طرح ۰۰/۹۵ رأی‌گیری می‌کنند و تصمیم لازم گرفته می‌شود و در ساعت ۸ آن آقا مجدداً به جلسه بازمی‌گردد. یعنی قرار بر این بوده است که به مدت ۱۵ دقیقه رأی‌گیری شود و آن شخص برای این مدت از جلسه خارج می‌شود و بعد از آن برمی‌گردد[۵۶]. از قضا رأی‌گیری در مورد انتصاب خودش به یک مسئولیتی بوده است. حال اینکه یا وی را منتصب می‌کنند و یا از آن جایگاه خلع می‌شود.

شکل ۵۲: اعلام تعارض منافع در گزارش شورای شهر نوناووت کانادا

در شورای شهر ملتون هم تعارض منافع‌هایی که وجود دارد را در گزارش جلسه ذکر می‌کند[۵۷] که در شکل شماره ۵۱ نمونه‌ای از این گزارش‌ها در مورد تعارض منافع قابل مشاهده است.

شکل ۵۳: اعلام تعارض منافع در گزارش شورای شهر ملتون استرالیا

۴-۴٫ شفافیت مالی

شفافیت مالی نهادهای شورایی و کمیسیونی نیز یکی از محورهای شفافیت در نظام‌های شورایی است. اعم از اینکه حقوق اعضای شورا چقدر است، هزینه‌های کاری آن‌ها به چه ترتیب است و آن هزینه‌ها چطور پرداخت شده است. به‌طورکلی بحث شفافیت مالی نهادهای شورایی است دارای چند محور کلی می‌باشد، از جمله:

v    حقوق اعضای شورا به چه صورت است.

v    هزینه‌های کاری نمایندگان شورا به چه ترتیب است.

شهر لندن که در کانادا است سندی را منتشر می‌کند و می‌گوید که در چه تاریخی و چه مبلغی برای چه کاری و به چه کسی داده شده است[۵۸]. شما می‌بینید که مثال برای حمل‌ونقل، توسعه وب‌سایت و هزینه بلیط و غیره داده شده است که همه این جزئیات ذکر شده است و قابل‌دسترسی است. همچنین جزئیات هزینه‌های عمومی نیز ذکر شده و قابل‌دسترسی است. مثلاً در چه تاریخی، چه مبلغی برای چه کاری و به چه کسی داده شده است.

شکل ۵۴: مشخص شدن جزئیات دقیق هزینه‌های شورای شهر لندن کشور کانادا

همچنین در شورای شهر این شهر، هزینه‌های حقوق و دستمزد اعضای شورای شهر با جزئیات آمده است که در شکل شماره ۵۳ قابل مشاهده است. حقوق پایه، مزایا و هزینه هر نفر از اعضا به تفکیک بیان شده است.

شکل ۵۵: مشخص شدن حقوق و دستمزد اعضای شورای شهر لندن

در سند دیگری مربوط به همان شهر کلایدن انگلستان گفته شده است که شورا هر هزینه‌ای که بالای ۱۰۰ یورو داشته باشد باید منتشر شود[۵۹].

شکل ۵۶: منتشر شدن هزینه‌های بالای صد یورو شورای شهر کلایدن

همچنین در سایت این شورا برای مثال هزینه بیمه به یک شرکتی که اسم آن شرکت هم گفته شده، هزینه فضای سبز، هزینه حقوق دستمزدی که به یک منشی داده شده است، که همه این‌ها ذکر شده است[۶۰].

شکل ۵۷: اعلام ریز هزینه‌های شورای شهر کلایدن انگلستان

منابع

[۱]. بیانیه شورای تبیین مواضع بسیج دانشجویی یزد پیرامون لزوم شفافیت و مبارزه با فساد اداری در شوراها و شهرداری‌ها ۱۸/۲/۱۳۹۶٫

[۲]. ملک فرنود، احمد (۱۳۹۶). استقلال و شفافیت راه تعالی شوراها. منتشر شده در:

http://www.khabaronline.ir/detail/663174/provinces/Gilan

[۱۱] http://www.hendersonvillenc.gov/Data/Sites/1/media/jan-7-agenda-package-weba.pdf

[۲۸] https://www.mankatomn.gov/government/city-council/meeting-agendas-and-information

[۲۹] https://www.mankatomn.gov/government/city-council/council-meeting-video

[۴۰].http://legistar.council.nyc.gov/MeetingDetail.aspx?ID=511783&GUID=0BFFAE9B-CF28-4ED1-AA2A-2A1580E96D28

[۴۱]. https://chicago.legistar.com/Calendar.aspx

[۴۲] http://www.melton.vic.gov.au/Council/About-Council/Minutes-Agendas

[۴۶]https://www.banyule.vic.gov.au/files/assets/public/files-forms-and-attachments/2-council/21-council-meetings/minutes/2016-minutes/special-council-meeting-minutes-17-october-2016.pdf

[۴۷]http://www.monash.vic.gov.au/files/assets/public/about-us/council/council-meetings/minutes-decisions/27-september-2016-meeting-minutes.pdf

[۴۸] http://rooseveltpark.org/wp-content/uploads/_docs/council_meeting_minutes_2008/min12032012.pdf

[۴۹].https://www.gov.uk/government/uploads/system/uploads/attachment_data/file/207528/Your_councils_cabinet_-_going_to_its_meetings_seeing_how_it_works.pdf

[۵۱] https://www.london.ca/city-hall/public-notices/Pages/Public-Notices—October-27,-2016.aspx

[۵۲]https://democracy.medway.gov.uk/Data/Standards%20Committee/20020522/Agenda/Report%20(Agenda%20item%205)%203.pdf?nobdr=2

[۵۹] http://theclaydons.org/parish-council-transparency-code/

[۶۰] http://theclaydons.org/items-with-expenditure-over-100-financial-year-20142015/